Como melhorar a produtividade no trabalho

10 dicas práticas para melhorar a produtividade no trabalho

17 fevereiro, 2016 10:21 am | Criado por | sem comentários | 2 anos

A gente está aqui para falar em produtividade e as 5 dicas sobre as quais vamos falar a seguir são todas baseadas no livro de um cara que diz: Trabalhe 4 Horas por Semana. Tim Ferriss é autor deste best seller que, apesar do nome, o transformou em um dos gurus da produtividade empresarial. Vamos conferir?

Dicas de marketing

5 dicas de como aumentar a produtividade no trabalho por Tim Ferriss

1. Tim defende o uso de ferramentas de internet para melhorar sua vida.

Veja uma lista de alguns desses recursos que a nuvem pode oferecer:

  • Boomerang for Gmail: escreva a resposta dos e-mails agora e agende para serem enviados depois. Esperto, hein?
  • Emailga.me: uma “gameficação” de sua caixa de e-mails que acaba fazendo você gastar metade do tempo com a gestão de suas mensagens eletrônicas.
  • Evernote: uma ferramenta de organização do trabalho e para tomar notas.
  • Jumpcut: um aplicativo que arquiva absolutamente tudo que você copiar e colar, para futuras consultas.
  • Trello: organizador de projetos, de tarefas, da sua vida, da sua empresa. Tudo visualizado do início ao fim.

Veja outras maneiras de agilizar a produtividade em sua empresa: Hub do Empreendedor: tudo o que você precisa em um só local

2. Comece o dia com o “Diário de 5 Minutos”.

Escreva tudo que pretende fazer nesse dia e tenha consciência total do que te espera.

3. Faça as coisas certas, não necessariamente faça tudo bem feito

Tem coisas que você precisa fazer, sem as quais seu trabalho não vai acontecer da maneira certa. Faça o que é realmente importante e não perca tempo demais querendo fazer com perfeição tarefas que não vão ter o mesmo efeito na produtividade e nos resultados da empresa.

4. Seja produtivo, não ocupado

Trabalhe na hora de trabalhar, no escritório e com seus clientes e parceiros. Não se distraia com outras preocupações e foque na produtividade de seu trabalho. Depois, desligue a chave “trabalho” e ligue a chave “vida” e passe a ser produtivo na vida também, aproveitando-a da maneira certa. Quem anda ocupado o tempo todo e em todos os lugares não é produtivo no que está fazendo naquele momento.

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5. O certo é o chato, o chato é o certo!

Essa é uma recomendação que ele mesmo usa em seu dia a dia: tem uma série de tarefas pela frente a cumprir? Comece pela mais chata, desagradável e arriscada. Aquela que até pode te deixar em apuros se não fizer direto. Ela merece muito mais atenção que as outras!

Que achou das ideias de Tim? Confira mais nos posts abaixo:

A Filosofia de Tim Ferriss sobre Produtividade e Atingir Suas Metas

Turbine sua Produtividade com as Dicas e Ferramentas de Tim Ferriss

Mais 5 dicas inspiradoras para melhorar a produtividade no trabalho

1. Você entendeu ou quer que desenhe?

Mais que uma pergunta pejorativa que insinua uma certa falta de percepção, a lição que podemos tirar desta frase é que referências visuais “falam” mais que mil palavras. E sempre foi assim na vida da gente. Veja só:

  • Para entender como você quer a disposição dos novos móveis do escritório é muito mais fácil desenhar uma planta e os móveis no lugar que deseja do que ficar descrevendo tudo.
  • Gráficos, organogramas e fluxogramas são tão bons para a gente entender as coisas. Por que será que gostamos tanto deles?
  • E o técnico do time de basquete nos filmes, que não larga sua prancheta e sua caneta para explicar as jogadas… é, referências visuais ajudam mesmo!
  • Mapas? Mapas são a prova definitiva de que referências visuais auxiliam demais a fazer as pessoas entenderem o que queremos dizer.
  • E para fechar com chave de ouro: a espantosa popularidade dos infográficos nas redes sociais.

Convencido de que referências visuais são um modo de se comunicar mais assertivamente e de melhorar a produtividade no trabalho?

2. Tangibilize tudo que já realizou em um projeto

Depois de tudo planejado e definido, com as tarefas distribuídas e claras para todos, a vontade é de partir para cima e ir resolvendo tudo. Mas afobação não vai resolver nada.

Ter uma lista objetiva das prioridades e das providências é importante para ir resolvendo as pendências uma a uma, até que a lista de “a fazer” comece a ficar bem mais vazia que a lista “concluída”. Mais uma vez, esse tipo de referência visual ajuda muito a encontrar forças para prosseguir e motivar a equipe, que se dá conta de tudo que já realizou! E nada como melhorar a produtividade no trabalho com boas doses de motivação.

Afinal, como diria o otimista: o copo já está meio vazio, vamos em frente!

3. Limitações são guias do caminho, não barreiras para chegar ao destino

Existe uma famosa frase de René Descartes se desculpando por ter escrito uma carta excessivamente longa (algo mais ou menos assim): “Desculpe se escrevi uma carta tão longa, mas é que estava sem tempo de fazê-la menor”. Limitações de tempo e espaço nos obrigam a sermos mais criativos! E como aumentar a produtividade no trabalho sem impor limites e regras em busca das melhores ideias, e não de um ideia qualquer? É como aquela redação de “tema livre” que nos pediam para fazer na escola e não conseguíamos ter nenhuma boa sacada. Mas quando nos limitavam a um assunto, um tema específico, aí sim as melhores histórias surgiam! Ser conciso e preciso é sem dúvida uma excelente dica de como aumentar a produtividade no trabalho: faça as coisas caberem no tamanho de suas tarefas!

Veja também: Dicas imperdíveis para aprender a gerir seu tempo e aumentar a produtividade.

4. Use as ferramentas adequadas para trabalhar

Vamos combinar que essa é uma dica de como melhorar a produtividade no trabalho meio óbvia. Só que nem sempre a respeitamos. Muitas pessoas são adeptas de listas de tarefas. Escrevem tudo que tem que ser feito logo no início do dia, vão riscando o que terminam e acrescentado o que surge de novo para fazer. No final, isso se transforma em um pedaço de papel todo amassado e cheio de rasuras. Há também aqueles que usam a caixa de e-mail, e tudo simplesmente vira uma tarefa que é preciso ser deletado da caixa de entrada. Que sufoco!

Com certeza, deve ter uma maneira mais produtiva de realizar esse trabalho, concorda?

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5. Todos têm direito a privacidade

Existem empresas que trabalham o conceito de open space, em que o ambiente não apresenta divisória alguma, nem salas. Em alguns casos, nem aquelas pequenas divisões a meia altura nas baias existem. Normalmente se usam grandes mesas coletivas, lado a lado. No começo parece lindo, com todo time trabalhando integrado e se comunicando a valer! Mas existem momentos em que é preciso se concentrar. Pode-se imaginar o burburinho que uma sala enorme como essas, com dezenas de pessoas trabalhando não faz…

Às vezes você precisa de foco, de encontrar seu ritmo, sua maneira pessoal de como aumentar a produtividade no trabalho. Permita-se se isolar de vez em quando!

Estas 5 dicas de como melhorar a produtividade no trabalho foram inspiradas neste post do Trello, conheça um pouco mais: 5 Segredos de Produtividade do Nosso Diretor Executivo.

Inovação: não tem como ser mais produtivo no trabalho!

Do jeito que as coisas andam é preciso mudar. Inovação e adaptação sempre foram as palavras de ordem nas empresas que querem estar na frente, se destacar da concorrência por antecipar o que vem por aí, e estar preparadas para enfrentar e tirar vantagens da situação antes que os outros.

Mas ter boas ideias e entender os cenários que nos esperam não é fácil.

É por isso que a gente bolou um quadro no Trello para gerenciar todo processo de geração de ideias em busca da inovação.

Trello é um aplicativo simples e visual para administrar projetos que funciona de verdade. Com ele você não vai mais acumular post-its e pedacinhos de papel rabiscados e vai passar a usar uma plataforma online que pode ser acessada por qualquer dispositivo móvel e desktop. Você cria quadros e monta listas de cartões, onde anota as tarefas que precisam ser feitas, por quem e para quando. Você arrasta cartões, junta listas, usa cores, anexa arquivos e convida colaboradores para atingir seus objetivos.

Dê uma olhada no Quadro da Inovação que bolamos e veja como usar o Trello para ter grandes ideias e ainda como melhorar sua produtividade no trabalho.

Confira a história do Point do Macarrão, um cliente da We Do Logos que se tornou um case de sucesso!

Quadro da Inovação

Lembre-se que uma das grandes características do Trello é de poder criar grandes (ou pequenos) grupos de trabalho. No caso do Quadro da Inovação o objetivo é chamar a todos na empresa, sem exceção, para darem boas ideias e ir trabalhando cada uma delas até se transformarem em grandes projetos coletivos de inovação, sempre buscando mais produtividade no trabalho.

O Quadro da Inovação vai ajudar a conduzir uma espécie de “grande brainstorm”, só que mais lento e bem mais detalhado.

Produtividade no trabalho quadro da inovação - Geral

A ideia é criar um quadro com 9 listas, divididas em 3 “tipos”:

  • Tendências
  • Coisas legais que eu vi
  • O que fazem por aí
  • Ideias Aprovadas
  • Plano de Ações
  • Apresentação da ideia
  • Aprovados
  • Talvez
  • Reprovados

As 3 primeiras listas são de inspiração, de coleta de material e fatos interessantes que parecem ter potencial para gerar inovações. As pessoas vão colocando cartões como estes:

Lista: Tendências

  • Estratégias de Conteúdo é tendência para 2016

Lista: Coisas legais que eu vi

  • Moedor de café para quem quer ficar ligado no 220V
  • Técnica Pomodoro para melhorar a produtividade

Lista: O que fazem por aí

  • Metodologia OKR aplicada em outras empresas, ver exemplos como fizeram.

A ideia é ir juntando fatos interessantes que possam formar uma massa crítica de informações com alto potencial de gerar uma inovação. Todos têm acesso às listas e podem consultar quando quiserem.

Essas listas podem acabar ficando  muito longas e as pessoas podem se perder de tanta informação. Então a ideia é criar etiquetas sobre cada tema. Nós criamos temas como: Para o Escritório, Estratégia de Negócios, Produtividade, Cultura da Empresa.

como melhorar a produtividade no trabalho ETIQUETAS

Para saber qual ideia é a mais querida entre todos da empresa, nós ativamos a ferramenta extra de “votação”. Assim, todos que entrarem no Quadro podem votar na que mais gostam.

produtividade no trabalho - votação

Ao saber quais cartões têm o maior número de votos, você poderá passar a ideia para a próxima etapa: Ideias Aprovadas. Nessa fase é importante chamar os usuários que gostaríam de participar da estruturação da ideia.

como melhorar a produtividade no trabalho ideias aprovadas

Com as pessoas a bordo da ideia, você passa o cartão para a próxima etapa: Plano de Ações. Lá você cria uma checklist para implantar essa ideia. E marca em cada ação o responsável pela tarefa.

como melhorar a produtividade quadro final

Depois é partir para a apresentação da ideia para todos na empresa e classificar as ideias com aprovadas, talvez ou reprovadas.

Tudo fica registrado e se alguém quiser entrar no projeto depois de iniciado poderá ver como tudo ocorreu, como nasceu a ideia, o que já foi tentado etc.

Parece bem divertido, não acha? Veja como é o Quadro da Inovação.

Se além de dicas de como melhorar a produtividade no trabalho e inovação sua empresa precisa de materiais de comunicação e design, como logos, folhetos e folders, com muita agilidade e ótimos preços, conte com o We Do Logos, o maior site de concorrência criativa da América Latina.

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Veja mais:

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Sobre o autor dessa postagem

Gustavo Mota

Fundador e CEO da We Do Logos, 35 anos, formado em design gráfico, pós-graduado em Marketing pelo IBMEC. Trabalha com internet há 17 anos. Possui larga experiência em soluções online e fundou uma das primeiras plataformas brasileiras de crowdsourcing, a We Do Logos. Apaixonado por empreendedorismo, é professor de inovação e planejamento, é mentor de startups, consultor do Sebrae/RJ, colaborador e palestrante da Endeavor além de mentor e palestrante de diversos eventos em todo Brasil como o Startup Weekend, Semana Global de Empreendedorismo, Semana do Micro Empreendedor e Feira de Empreendedorismo.

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