Já pensou em como organizar a vida profissional para chegar às sextas-feiras com todas as suas tarefas da semana cumpridas?
Parece um sonho, né?! É que nos dias de hoje, são tantos compromissos, reuniões e tarefas a serem executadas que, às vezes, nos perdemos, nos atrasamos, atrasamos a vida de outras pessoas, enfim, ficamos completamente enlouquecidos com tantas coisas por fazer, sem saber por onde começar.
Na verdade, não somos os únicos a quere saber como organizar a vida profissional. A vida anda tão agitada, tão exigente que, de alguma forma, se tornou comum ficar perdido, atrasado, cheio de tarefas por fazer.
Mas você já parou para pensar sobre como o acúmulo de tarefas te prejudica? Das coisas mais simples aos prejuízos mais desnecessários, o acúmulo de tarefas não realizadas pode te custar muito. Já parou para pensar, por exemplo, que enviar documentos com atraso para seu contador pode te gerar multas salgadas? Pior que se prejudicar, você já se deu conta de como seus atrasos por falta de organização podem afetar a rotina de trabalho de alguns profissionais que dependem de você? Estagiários, colegas de trabalho, seu contador, despachantes e por aí vai.
Sejam quais forem as consequências, o fato é que, quando nos planejamos, quando estabelecemos prioridades e desenvolvemos métodos de organização de tarefas, a vida fica muito mais fácil e produtiva.
E, ainda que pareça impossível mudar radicalmente essa dinâmica da bagunça, é muito mais fácil do que pode parecer, basta querermos nos organizar e seguir alguns passos básicos! É difícil, mas chegar às sextas-feiras com todas as tarefas da semana realizadas é uma questão de disciplina e um pouquinho de paciência para reorganizar sua rotina.
Prontos para largar os velhos e bagunceiros hábitos? Então vamos começar!
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Como organizar a vida profissional e ser mais produtivo
1. Escolha uma agenda para seguir
Antes de começar a trabalhar na reorganização da sua rotina, é fundamental pensar onde ela será organizada para que você possa enxergar ou ser lembrado de seus compromissos de forma clara, frequente e pontual. Não importa o meio. Pode ser uma agenda tradicional, um aplicativo do celular, a agenda do Google, não faz diferença. O fundamental aqui é fazer uso da agenda que for melhor para você, que seja a mais adequada ao seu estilo de trabalho e à sua personalidade.
2. Planeje-se
Não tem como organizar a vida profissional sem planejamento!
Portanto, as palavras de ordem aqui são planejamento e, claro, organização. Comece sua segunda-feira planejando sua semana. Em primeiro lugar, anote todas suas tarefas, dando a cada uma delas a prioridade que tem. Feito isso, estabeleça os dias e horários em que cada uma deve ser realizada de acordo com o grau de sua prioridade. Pense em fazê-lo de maneira estratégica, levando também em consideração o tempo que será gasto em cada uma delas para que seu cumprimento não afete a qualidade do seu trabalho.
No começo, pode ser que essa reorganização de rotina ocupe muito tempo do seu dia, mas fique tranquilo que será só no começo de todo um esquema de como organizar sua vida profissional.
Na medida em que você for respeitando seu planejamento, essa rotina será internalizada e, portanto, realizada de maneira cada vez mais rápida. Seja disciplinado, cumpra com seus horários e tenha certeza de que vai ganhar cada vez mais tempo e produtividade no seu dia-a-dia.
3. Reserve tempo para tarefas rápidas e de última hora
Quando for organizar sua agenda e programar sua semana, reserve tempo para as tarefas de última hora.
Não organize sua agenda encaixando atividades em todas as brechas de tempo que houver no seu dia, ou o cumprimento da sua rotina será inviável. Sabemos que as rotinas de trabalho raramente são estáticas. Há sempre uma surpresa, um compromisso novo, uma tarefa de última hora que deve ser realizada imediatamente. É claro que, dependendo da natureza do seu trabalho, isso pode acontecer com mais ou menos frequência e, conhecendo essa dinâmica, fica mais fácil saber quanto “tempo extra” reservar para essas atividades.
Sendo assim, um dos segredos de como organizar a vida profissional é disponibilizar tempo para essas tarefas e, caso elas não aconteçam, use o tempo que seria delas para adiantar alguma outra atividade.
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4. Elimine tarefas desnecessárias ou pouco importantes
Muitas vezes, perdemos um tempo enorme com tarefas quase sem utilidade. Isso acontece porque é comum que façamos as coisas no automático, na ordem em que elas aparecem, sem ao menos pensar no porquê estamos perdendo tempo com elas. Por conta disso, é muito importante conhecer o objetivo de cada tarefa para saber como hierarquizá-la de acordo com nossos metas e objetivos.
Isso é de extrema importância porque, ao conhecer o objetivo de cada tarefa, muitas vezes nos damos conta que elas têm pouquíssima, ou as vezes, até, nenhuma importância. E quando esse for o caso, o mais recomendado é que elas sejam eliminadas.
Não tem porque perder tempo realizando atividades que não te trarão benefício algum. É muito mais produtivo dedicar esse tempo a atividades que te ofereçam uma vantagem concreta e agreguem valor ao seu trabalho.
Quando surgir uma tarefa nova, que não esteja programada no seu horário, faça a mesma análise antes de tentar encaixá-la no seu cronograma. Nem tudo que se pode fazer deve ser feito.
5. Adquira o hábito de delegar
Quando for analisar o objetivo de cada tarefa, pense também se elas dependem exclusivamente de você. Nada como organizar a vida profissional podendo contar coma as pessoas certas para cada tarefa!
Muitas pessoas, por preciosismo ou perfeccionismo, tendem a querer resolver tudo quando, na verdade, muitas coisas poderiam ser delegadas sem qualquer prejuízo para o seu resultado final. Dedique seu tempo para o que depender exclusivamente de você.
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6. Estabeleça horários para e-mails e redes sociais
Pode não parecer, mas checar e-mail e redes sociais o tempo todo é uma das atividades que mais contribuem para a improdutividade no ambiente de trabalho. Ainda que esse acesso seja por motivos profissionais, estabeleça horários para checar tanto os e-mails quanto as redes. Dependendo da sua área, você vai saber exatamente quanto cada um deles demanda de você para poder pensar quanto tempo dedicar a cada e com qual frequência.
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7. Se possível, faça uma coisa por vez
Estudos sugerem que pessoas que se dedicam a uma atividade por vez o fazem com mais eficiência. Na verdade, fazer uma coisa de cada vez já uma regar básica de como organizar a vida profissional…
8. Divida tarefas grandes em pequenas tarefas
Geralmente, tarefas muito grandes assustam. As pessoas tendem a querer adiá-las com medo do tempo que perderão para resolvê-las. O segredo, nesses casos, é dividir as grandes em pequenas tarefas, começando a executá-las o quanto antes. Assim, tem-se mais ânimo para cumpri-las e, gradualmente, são resolvidas sem estresse, com mais tempo e, ainda assim, dentro do prazo.
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9. Internalize sua rotina
Como já dito, reformular uma rotina, além de trabalhoso, causa um certo estranhamento no início. Por conta disso, muita gente tende a abandonar a nova rotina criada voltando a se comportar de acordo com os velhos hábitos. O problema é que, como numa bola de neve, as tarefas começam a se acumular novamente.
Para que isso não aconteça, você deve respeitar sua nova rotina com rigor. Não haverá como organizar sua vida profissional sem esta transição.
É claro que, com o tempo, você perceberá que algumas mudanças podem ser feitas para melhor. Por exemplo, criar mais tempo para tarefas de última hora, ou priorizar tarefas com base em aspectos distintos.
Mas seja como for sua rotina, respeita-a até que seja completamente internalizada. Até que todas as suas tarefas da semana sejam cumpridas até a sexta!
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