como organizar sua agenda

5 dicas sobre como organizar sua agenda

7 setembro, 2016 10:18 pm | Criado por | sem comentários | 10 meses

Nem mesmo a revolução digital imposta pela internet conseguiu minimizar a importância de saber como organizar sua agenda, não é mesmo?

Afinal de contas, tendo ela sempre à mão significa que você está no limiar entre a ordem e o caos na sua atribulada rotina.

Quer saber algumas dicas muito práticas e fáceis sobre como organizar sua agenda e tornar o dia a dia ainda mais controlado? Pois então confira tudo a respeito, no post de hoje!

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5 dicas de como organizar sua agenda e ser mais produtivo

Uma providência fácil e prática, mas que traz excelentes resultados e é recomendada por grandes empresários de sucesso: ter uma agenda organizada e em dia! Veja as dicas que separamos para você pôr seu dia em ordem antes dele começar!

1- Programe o seu dia com antecedência

Ao finalizar as tarefas do dia, dedique uns minutinhos extras à organização da sua agenda para o dia seguinte.

Esse esforço — mínimo, diga-se de passagem — ajuda a trabalhar melhor o dia seguinte, uma vez que você já saberá como se organizar ao longo de todo o dia.

E sabe por que a agenda é fundamental nesse sentido? Porque ao aprender como organizar sua agenda, ela se transforma em um registro fiel de tudo o que você fez. É uma grande aliada.

Mas valem aqui, ainda, duas dicas importantes ao se programar com antecedência.

Programe mais dias à frente

Se há tempo disponível para tanto, comece a esboçar as tarefas para o resto da semana e, se possível, ao longo de todo o mês.

Essa ação é um gostoso exercício de se conhecer um pouco mais, da mesma maneira que você passa a identificar o tempo exigido para o cumprimento de cada tarefa.

E, quer saber? Não é muito melhor saber o quanto você precisa para realizar algo? Assim, você trabalha de acordo com a sua própria produtividade, e não somente com os prazos estabelecidos para determinada tarefa.

Defina as suas prioridades

Saber como organizar sua agenda também ajuda a manter em foco as prioridades do dia. Assim, caso você tenha algo urgente a resolver, a agenda organizada facilita que você remaneje compromissos ou mesmo que priorize tais urgências, deixando mais espaço para a realização dela, na sua agenda.

Existem, inclusive, diversos métodos que ajudam a estabelecer foco e prioridades, e como cumpri-las. Um dos mais famosos é o método conhecido como Getting Things Done (GTD).

Trata-se de um exercício que você pode fazer na sua própria agenda, estabelecendo tarefas, prazos e contextos, definindo suas prioridades. A partir delas, basta organizar de maneira cronológica na sua agenda.

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2- Aprenda a definir limites

Ao aprender como organizar sua agenda, você também descobre que não existe apenas hora para começar, mas para terminar.

Para isso, comece a colocar os limites e prazos junto das tarefas a serem realizadas. Dessa maneira, você também mantém controle sobre o prazo a partir das suas prioridades.

O que não é tão urgente, afinal de contas, que fique em segundo plano e seja resolvido no seu devido tempo.

3- Não desorganize a ordem

É comum que, durante os primeiros dias de uso da agenda, ela mais se torne um caderno de anotações. Consequentemente, a pessoa acaba acrescentando mais tarefas do que possui tempo hábil para cumpri-las.

Por isso, como já dissemos anteriormente, aprenda a mensurar o tempo necessário para realizar cada tarefa e, a partir desses valores, preencha a agenda de maneira que nenhuma dessas tarefas vai ocupar você mais do que o necessário.

Trata-se de uma técnica simples de gestão do tempo, mas que, ao saber como organizar sua agenda, a sua rotina fica ainda mais proveitosa.

Um famoso método de se fazer isso é a chamada Técnica de Pomodoro, em que se divide o tempo em intervalos regulares de 25 minutos com 5 de descaço e, a cada 2 horas, mais meia hora de descanso. Pode parecer contraditório, mas as pessoas acabam sendo bem mais produtivas com esses intervalos do que sem eles. Interessante, não?

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4- Não se torne escravo da agenda

Parece contraditório, nós sabemos, mas o fato é que você não pode se tornar dependente dela, a ponto de tornar a agenda um verdadeiro documento de atribulações.

A verdade é que ao saber como organizar sua agenda, você aprende a administrar melhor o seu tempo, de maneira que você consiga ter mais tempo para si mesmo!

Deixe, portanto, aquele espaço em branco na agenda se não há motivos para preenchê-lo. Não torne a agenda a sua proprietária, mas faça o oposto.

5- Equilibre o uso de agendas físicas e digitais

Lembre-se que, na sua agenda, devem constar informações variadas, como:

  • Compromissos.
  • Prazos.
  • Lembretes.
  • Eventos.
  • Tarefas a serem realizadas.

Com isso, é possível que você não consiga manter controle de tudo ao mesmo tempo. Por isso, a revolução digital mencionada no início deste artigo pode ser providencial.

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Existem aplicativos, hoje em dia, que simulam perfeitamente tudo o que você precisa em uma agenda física, mas com as regalias tecnológicas, como avisos sonoros e lembretes por e-mail, entre outras funcionalidades únicas.

Um dos mais populares é o Trello. Mas o Google Agenda é, também, bastante versátil. Mas que fique aqui um conselho para finalizarmos: não dependa exclusivamente de agendas digitais. Tenha a sua sempre à mão e aprenda, antes de começar a utilizá-la, como organizar sua agenda com as dicas que sugerimos aqui!

We Do Logos

Sobre o autor dessa postagem

Gustavo Mota

Fundador e CEO da We Do Logos, 35 anos, formado em design gráfico, pós-graduado em Marketing pelo IBMEC. Trabalha com internet há 17 anos. Possui larga experiência em soluções online e fundou uma das primeiras plataformas brasileiras de crowdsourcing, a We Do Logos. Apaixonado por empreendedorismo, é professor de inovação e planejamento, é mentor de startups, consultor do Sebrae/RJ, colaborador e palestrante da Endeavor além de mentor e palestrante de diversos eventos em todo Brasil como o Startup Weekend, Semana Global de Empreendedorismo, Semana do Micro Empreendedor e Feira de Empreendedorismo.