como organizar uma empresa desorganizada

Ordem na casa: como organizar uma empresa desorganizada

14 agosto, 2016 8:28 pm | Criado por | sem comentários | 9 meses

Gerir o dia a dia, delegar tarefas, cumprir prazos e atender bem os clientes… Se tudo isso já parece desafiador, na rotina corporativa, imagine se o caos impera entre os seus corredores?

É hora de aprender como organizar uma empresa desorganizada e compreender, a partir das dicas que separamos neste post, que os benefícios de contar com um ambiente harmônico vão muito além do conceito de ordem.

Dica: quer abrir sua empresa? Então você precisa conhecer o Guru PME.

Por isso, confira as nossas dicas de como organizar a uma empresa desorganizada e leve as nossas ideias para dentro do seu empreendimento!

12 - eBook - Guia Definitivo de Marketing Digital para PMEs-CTA-600x200px

Saiba mais: Como organizar o financeiro de uma empresa com API e a nuvem

Por que e como organizar uma empresa desorganizada?

Ter uma rotina previsível não tira as surpresas da profissão: apenas garantem que os imprevistos não cheguem de supetão. Veja, a seguir, por que é tão importante manter a empresa organizada:

  • Seus colaboradores podem render mais com processos e tarefas bem distribuídos.
  • Você enxerga melhor as oportunidades e soluções de cada projeto trabalhado.
  • A comunicação é mais objetiva e eficiente.
  • O atendimento ao cliente flui com facilidade
  • A sua imagem profissional é enaltecida.

Só com essas noções básicas de otimização da sua gestão empresarial, já da para ter uma boa ideia da relevância de organizar o ambiente de trabalho. Vamos conferir como?

Veja também: Qual importância do planejamento nas empresas

Compreenda antes de executar

Independentemente do porte da sua empresa, é necessário compreender cada etapa dos processos de trabalho — e isso antes mesmo de começar a executá-las.

O que isso quer dizer? Que você deve conhecer todos os passos a serem tomados para atingir os resultados desejados, e saber como proceder, caso algum imprevisto entre no caminho.

Viu como algo incrivelmente simples de adotar, na rotina de trabalho, pode ser igualmente fundamental para tornar o dia a dia mais organizado?

Veja mais: 3 passos para seu plano estratégico de vendas ser um sucesso

O mapeamento ajuda na compreensão e execução

O mapeamento é um aprofundamento na compreensão dos processos utilizados diariamente.

E sabe por que ele pode ser um diferencial e tanto na hora de como organizar uma empresa desorganizada? Porque ele é um método que coloca, diante de você e de todos os colaboradores, toda a estrutura do seu negócio.

Funcionaria assim:

  • Seus funcionários passam a enxergar cada processo como um todo, e não como um elemento individual.
  • Com isso, descobertas são feitas, abrindo um leque de oportunidades  e de crescimento.
  • O seu processo é amadurecido quando todos têm uma visão geral dele.
  • Problemas são identificados, soluções são discutidas e a sua rotina fica mais ainda à prova de imprevistos.
  • O mapeamento ainda confere outras ideias, como a redução de custos, a otimização de tempo e a delegação de tarefas.

É importante, portanto, que o seu mapeamento conte com um check-list que defina, exatamente, todas as etapas do seu trabalho. Para mapear processos, existe ferramentas de BPM gratís no cloud como o Heflo.

Confira: Seja o seu patrão: 4 dicas para abrir seu próprio negócio

Crie uma comunicação colaborativa

Uma das grandes dificuldades para quem busca como organizar uma empresa desorganizada é a comunicação ineficiente entre as áreas, gerando um verdadeiro telefone sem fio.

Para isso, é necessário incentivar a comunicação colaborativa. E isso pode ser feito de duas maneiras:

  • Reúna os gestores, periodicamente, para que cada um relate as dificuldades, os desafios e o desenvolvimento de cada projeto.
  • Diminua a distância entre as áreas, e faça com que todos os colaboradores conheçam as etapas anteriores e posteriores às deles.

Uma comunicação eficiente garante harmonia no trabalho, cumprimento de prazos eficientes e, também, um alinhamento no trabalho que visa facilitar o processo das áreas seguintes. Usar ferramentas como o Slack pode ajudar a melhorar a comunicação na empresa.

Confira também: Como pequenos negócios podem se diferenciar pela comunicação?

Descentralize, mas sem perder o controle

Autonomia é algo fundamental para que as áreas disponham de recursos próprios para cumprir seus objetivos e, também, para motivar os colaboradores.

Entretanto, é sempre bom manter atenção sobre como anda cada área. Isso pode ser realizado com reuniões agendadas, mas, também, com relatórios periódicos.

Isso não desestimula os gestores e, ainda, permite que você saiba de tudo o que acontece dentro da sua empresa. Procure nesses 5 software de gestão de projetos um que seja adaptado a sua empresa.

DICA: Metodologia Tarefa Zero: como organizar a vida profissional!

Como organizar uma empresa desorganizada: um dia de cada vez

Por fim, fica a grande dica de como organizar uma empresa desorganizada: não se precipite.

Fazer todas as transformações de uma vez pode ser um passo mais adentro para o caos. Por sua vez, quando planejadas, etapa por etapa, é muito mais fácil entender o funcionamento da empresa e os rumos que ela irá tomar quando todas as mudanças tiverem sido realizadas.

E o segredo fundamental é saber como entregar ao cliente o serviço ou o produto que ele procura, exatamente do jeito que ele quer! Quando você descobre isso, deve fazer um raciocínio ao contrário:

Com organizar minha empresa para entregar isso ao cliente?

Faça algumas perguntas a si mesmo:

  1. Que tipo de profissional preciso contratar?
  2. Dos profissionais que já estão na empresa, o que eles precisam dominar melhor?
  3. É preciso desenvolver alguma nova tecnologia?
  4. Existe algum equipamento ou máquina que preciso comprar?
  5. Meu preço é considerado bom pelos meus consumidores?
  6. Há alguma atividade em minha empresa que está atrasando as outras?
  7. Está havendo algum desperdício?

São 7 perguntas que podem ajudar muito a organizar sua empresa.

Mas não é possível fazer tudo de uma vez. Ao detectar que algumas delas precisam de resposta, escolha a prioritária e só depois de resolvê-la, parta para a próxima.

Por exemplo: antes de sair por ai contratando novos funcionários, capacite os que você já tem, às vezes, depois disso, eles podem te surpreender e preencher essa vaga sem necessidade de contratação. Da mesma forma: antes de comprar novas máquinas e equipamentos, veja se não é possível apenas evitar desperdícios e produzir com mais assertividade. Caso contrário, ok, conrtate e compre ( se tiver condições para isso…), mas teste antes!

23 - eBook - Metodologia Tarefa Zero - Nibo - CTABlog

Veja mais: Como administrar o tempo: 22 dicas que funcionam

Sobre o autor dessa postagem

Gustavo Mota

Fundador e CEO da We Do Logos, 35 anos, formado em design gráfico, pós-graduado em Marketing pelo IBMEC. Trabalha com internet há 17 anos. Possui larga experiência em soluções online e fundou uma das primeiras plataformas brasileiras de crowdsourcing, a We Do Logos. Apaixonado por empreendedorismo, é professor de inovação e planejamento, é mentor de startups, consultor do Sebrae/RJ, colaborador e palestrante da Endeavor além de mentor e palestrante de diversos eventos em todo Brasil como o Startup Weekend, Semana Global de Empreendedorismo, Semana do Micro Empreendedor e Feira de Empreendedorismo.

Comentários estão fechados.