Automatizar processos financeiros: essa conta fecha!

15 outubro, 2016 1:00 am | Criado por | sem comentários | 1 ano

Porque as empresas ainda ficam com um pé atrás quando se fala em automatizar processos financeiros?

O departamento financeiro desempenha um importante papel na empresa. Para muitos é o coração da empresa. À partir de projeções financeiras, por exemplo, é possível identificar os melhores investimentos e planejar estratégias de crescimento.

Mas, a maioria dos profissionais deste departamento ainda permanecem na árdua tarefa de copiar e colar informações, emitindo notas manualmente ou até perdendo horas na conciliação financeira. Estes profissionais são valiosos, mas continuam realizando tarefas extremamente operacionais.

Será que isso acontece porque muitas informações importantes (algumas confidenciais) estão sob o cuidado do departamento e automatizar processos financeiros poderia dar brecha para roubo de informações sigilosas, como valores de faturamento e listas de clientes?

A verdade é que a  automatização de processos financeiros não só é totalmente segura e protegida por rígidos procedimentos, como também proporciona outras grandes vantagens:

  • Menos erros em transcrições, cálculos e digitações
  • Mais agilidade em seus processos internos e externos
  • Muito mais transparência e velocidade na troca de informações com clientes

E, na realidade, é muito provável que sua empresa já use alguns sistemas eletrônicos no seu departamento financeiro, afinal, o que é usar um software para emissão de notas fiscais eletrônicas, senão usar a tecnologia em um processo financeiro?

E para que você entenda melhor como automatizar processos financeiros que preparamos esta postagem.

Você vai ver que ao final da leitura estará bastante tentado a automatizar alguns processos contábeis, de forma segura, e trazendo enormes vantagens para sua empresa. Confira!

E antes de entrarmos nas dicas de como automatizar processos financeiros e contábeis, quero te dar um bônus! Que tal poder gerar gratuitamente a política de reembolso do seu site? Ela será essencial para você ter um bom controle financeiro da sua empresa.

Como automatizar processos financeiros

Você já viu, como mostramos mais acima, que já usa um aplicativo financeiro em sua empresa quando utiliza, por exemplo, um programa de emissão de nota fiscal eletrônica.

Mas de que outras maneiras automatizar processos financeiros poderia beneficiar você e seus clientes?

Bom, antes de falarmos sobre isso, vamos falar de um assunto totalmente relacionado a este: a integração de aplicativos por meio dos chamadas APIs!

Calma, é simples!

Vamos usar um exemplo fácil de entender, envolvendo dois aplicativos:

Primeiro, um aplicativo de gestão de pagamentos, muito usado por Pequenas e Médias Empresas (PMEs), poderia ser o PagSeguro, o Pagar.me, a iugu ou qualquer outro, não importa.

O outro poderia ser um aplicativo como Conta Azul, Bkper, Nibo, Quickbooks, ou seja programas de gestão financeira que tanto contadores como empresas podem usar de forma integrada para facilitar sua vida.

Estes dois programas estão baseados na internet. Portanto, algumas empresas desenvolvem essas integrações via API permitindo que um programa “fale” com o outro, assim várias tarefas podem ser automatizadas. Veja que prático:

Toda vez que um pagamento for aprovado no e-commerce da empresa, por exemplo, algumas destas ações podem acontecer, conforme sua escolha:

  • Incluir um recebimento no Gestor Financeiro.
  • Incluir a taxa do meio de pagamento como uma despesa no Gestor Financeiro.
  • Criar um cliente direto no seu Gestor Financeiro.

Nossa! Que fácil, hein?

Têm erros de digitação? Não, é tudo automático e sem intervenção humana!

Imagine quanto tempo se pode ganhar com isso, evitando desgastes com tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas. E mais, é certeza de que ninguém vai esquecer de dar entrada em algum recebimento, que não haverá duplicação de dados ou digitação de informações erradas, o que poderia resultar em pagamentos de taxas e tributos errados. Tudo isto pode ser evitado!

Outras formas de automatizar processos financeiros

E se além de gerar lançamentos no programa de gestão financeira (a cada pagamento aprovado), você tivesse uma integração para já gerar a nota fiscal?

Legal, hein?

E mais um exemplo: você usa planilhas para fazer controles, relatórios ou até gerar gráficos?

Que tal se toda vez que um pagamento desses fosse confirmado, uma linha fosse acrescentada em sua planilha?

Um pouco mais sobre a automatização de processos

A automação é apenas uma das formas usadas para otimizar processos. Isto é: tornar as atividades de sua empresa mais produtivas, detectando gargalos, pontos de parada, atrasos ou ineficiências.

Então, as tarefas repetitivas que descrevemos acima podem ser automatizadas, e você ganha tempo e um processo com mais acertos e menos erros.

E tudo isso pode se reverter em mais qualidade no serviço que você presta ao seu cliente.

Um exemplo disso (que não envolve automatização, mas melhoria do processo) seria como diminuir a burocracia ao permitir o envio de documentos assinados eletronicamente para você, via Clicksign por exemplo, em vez de ter que mandar um motoboy retirar (mas caso precise do documento físico sempre vale a pena testar as novas startups de Tecnologia, como a Loggi).

Com essa otimização do procedimento você teria vários benefícios:

  • Menor custo
  • Mais rapidez e agilidade
  • Maior satisfação do cliente
  • Menos papéis para arquivar
  • Menos poluição ambiental (tanto na emissão de carbono como na impressão)

Sim, cada detalhe deve ser levado em conta. E automatizar processos financeiros está aí como uma opção para você poder se dedicar ao que realmente importa: o crescimento da sua empresa.

Esta postagem foi escrita por Marcus Ribeiro, entusiasta de novas Tecnologias, Empreendedor, CEO da Pluga e Jogador de Futebol de Praia no Fim de semana [Part-Time Job].

Sobre o autor dessa postagem

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