Planejamento orçamentário: 5 dicas para reduzir gastos na sua empresa

12 outubro, 2016 1:00 am | Criado por | sem comentários | 10 meses

Melhorar os processos de controle financeiro e reduzir gastos são requisitos essenciais para a sobrevivência de um negócio no mercado, especialmente em tempos de crise econômica. O planejamento orçamentário é um dos grandes aliados dos gestores para manter as finanças em dia e indispensável para organizar a empresa.

Por meio desse processo, é possível planejar em que áreas o dinheiro da companhia deve ser gasto, saber onde é preciso realizar cortes e, ainda, definir que setores corporativos merecem mais atenção do ponto de vista financeiro.

Entre as dicas para cortar gastos com segurança e manter o planejamento orçamentário em dia estão:

  • Atualizar, analisar e categorizar periodicamente receitas e despesas corporativas;
  • Ter um sistema que integre o financeiro aos demais setores da empresa
  • Fazer previsão de gastos;
  • Negociar com fornecedores, entre outros.

Para simplificar o planejamento financeiro do seu negócio, separamos 5 dessas dicas que irão ajudar a reduzir os gastos e melhorar o seu faturamento. Confira!

Conheça suas receitas e despesas

Para ter um planejamento orçamentário eficiente e conseguir reduzir gastos na sua empresa, a sua primeira preocupação deve ser conhecer quais são as receitas e despesas do negócio. Para isso, é preciso ter registradas todas as entradas de caixa, assim como de onde elas são provenientes: vendas, rendimentos, extras, etc.

Assim como as receitas, as despesas corporativas também devem ser registradas e categorizadas. Mesmo pequenos gastos não podem ficar de fora, pois somados eles podem fazer grande diferença no balanço da empresa no final do mês.

A atualização de receitas e despesas deve ser uma prática diária e não pode ser deixada de lado. Por isso, organizar o financeiro para tornar essa uma prática constante é essencial. Também é muito importante ser o mais específico possível tanto em relação a valores como também na categorização. Dessa forma, é possível fazer uma avaliação correta dos departamentos em que estão os maiores gastos corporativos, em que áreas é possível economizar e onde será necessário cortar despesas infrutíferas.

Reduza o desperdício diário

Seguir um planejamento orçamentário adequado passa também por reduzir o desperdício nas atividades do dia a dia da empresa. Impressões desnecessárias, uso de copos descartáveis em excesso, pedidos de produtos que ainda estão disponíveis no estoque.

São diversos pequenos desperdícios diários que, no final do mês, comprometem o controle financeiro da empresa de forma significativa, e por não representarem grandes despesas individualmente, acabam passando despercebidos.

Faça uma avaliação cuidadosa das principais despesas, mapeando em que áreas você pode reduzir o desperdício e tome uma atitude. É possível, por exemplo, colocar canecas e copos à disposição dos funcionários para reduzir o uso de copos descartáveis, incentivar a consulta de relatórios pelo celular para reduzir as impressões e manter um controle de estoque eficiente, de modo a só fazer pedidos de novos produtos quando estiver próximo de acabar.

Use um sistema integrado de gestão

Para uma empresa tornar o controle financeiro um hábito, é muito importante fazer alguns investimentos. Um dos principais deles é em um sistema de gestão que integre a área financeira aos demais setores. Contar com esse tipo de ferramenta torna todo o processo de controle de gastos bem mais simples, já que as próprias áreas podem inserir seus gastos e categorizá-los.

Os gestores terão a possibilidade de checar se estão dentro do orçamento previsto para o departamento ou se ultrapassaram os limites estabelecidos. Outra vantagem de apostar em um sistema integrado é que as tomadas de decisão ficam mais rápidas e simples.

Afinal, todas as informações financeiras necessárias estão centralizadas e armazenadas em um só lugar, por meio do qual pode consultar diversos relatórios com rapidez.

Negocie preços com fornecedores

Outro ponto que não pode ser deixado de lado na hora de reduzir gastos na sua empresa é a relação estabelecida com os fornecedores atuais. Analise quem são os principais parceiros do negócio, quais os produtos e serviços com maior saída e o preço cobrado.

Veja se é possível conseguir um valor melhor por quantidade ou frequência de pedidos, e não deixe de pesquisar o preço cobrado por outras empresas que ofereçam mercadorias ou serviços similares.

Se necessário, cote com outros parceiros e, a depender da diferença de preço e se o fornecedor apresentar uma boa reputação no mercado, cogite fazer um teste com o novo fornecedor.

Outra medida essencial para não ficar sem capital de giro é negociar melhores prazos de pagamento. Você pode, por exemplo, combinar de pagar o fornecedor em data próxima ao pagamento do seu cliente.

Assim, sua empresa não fica sem capital para operar enquanto não recebe porque você teve que adiantar valores para os parceiros.

Considere usar BPO (Business Process Outsourcing) na sua estratégia de redução de custos.

Evolua seu planejamento orçamentário

O planejamento orçamentário é um guia para as empresas. É a ferramenta que irá lhe ajudar a ter o controle do negócio, sabendo quanto tem disponível para gastar durante o ano, quanto já gastou e em que áreas é preciso reduzir despesas com urgência.

Para usar o planejamento da melhor forma, é importante ter em mente que ele é algo dinâmico. O mercado muda o tempo todo e, como consequência, os gastos de uma empresa também. Por isso, é essencial que ele seja consultado regularmente e, se necessário, alterado para se adaptar à realidade.

O ideal, para manter uma coerência entre o seu fluxo de caixa e as constantes mudanças do mercado, é rever pelo menos trimestralmente os limites de gastos estabelecidos, conferir se os setores estão conseguindo mantê-los e, caso isso não esteja acontecendo, o que pode ser feito para reverter o quadro.

Para reduzir gastos na sua empresa e manter seu planejamento orçamentário em dia, é essencial investir no controle financeiro, garantindo que as receitas superem as despesas e que o capital de giro está sendo gasto em áreas prioritárias e não desperdiçado com supérfluos.

O sucesso dessa meta depende muito de engajar gestores e funcionários de todos os setores, deixando claro que a redução de gastos deve ser prioridade para todos. Todo empresário deve se preocupar em como vender mais, no entanto, para que o negócio realmente dê retorno, é preciso também ficar de olho nas despesas, de modo a construir um negócio realmente rentável.

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Sobre o autor dessa postagem

Gustavo Mota

Fundador e CEO da We Do Logos, 35 anos, formado em design gráfico, pós-graduado em Marketing pelo IBMEC. Trabalha com internet há 17 anos. Possui larga experiência em soluções online e fundou uma das primeiras plataformas brasileiras de crowdsourcing, a We Do Logos. Apaixonado por empreendedorismo, é professor de inovação e planejamento, é mentor de startups, consultor do Sebrae/RJ, colaborador e palestrante da Endeavor além de mentor e palestrante de diversos eventos em todo Brasil como o Startup Weekend, Semana Global de Empreendedorismo, Semana do Micro Empreendedor e Feira de Empreendedorismo.