A vida das pessoas está cada vez mais complexa, repleta de coisas para fazer e projetos a realizar. Trabalho, estudo, lazer, atividades físicas… sem falar em momentos para se alimentar e dormir, ou apenas relaxar, sem qualquer compromisso em vista! Já pensou em usar um gerenciador de projetos on-line para organizar sua vida e ter mais tranquilidade?
Vivendo em um mundo cada vez mais tecnológico e globalizado, onde várias coisas podem ser feitas com muito mais agilidade e eficiência, nos faz acreditar que temos uma enorme vantagem sobre o passado.
Mas a realidade é bem diferente. E a quantidade de coisas que acabamos nos “obrigando” a fazer se acumulam de uma forma tão descontrolada que alguns chegam a sentir culpa por não realizar todas elas.
Nesse contexto é preciso definir prioridades: família, amigos, sonhos, aventura… onde foi parar tudo isso? É claro que não podemos simplesmente abandonar todo o resto, mas é preciso achar o equilíbrio entre o que você quer alcançar e o que você tem que fazer para chegar lá! Você precisa definir seus projetos de vida!
E não há como organizar projetos sem montar uma lista de prioridades, tarefas, datas, recursos necessários etc. para mentalizar o que precisa ser feito e quando. E, com o tempo, ir riscando o que já foi realizado, remarcando datas, criando novas tarefas. Hum… parece que um bom gerenciador de projetos online seria bastante útil nesta hora, não acha?
Usando um gerenciador de projetos online
Antes de começar a pensar em como organizar seus projetos, você precisa definir em quais vai trabalhar e ter em mente, principalmente, porque escolheu aquele projeto: o que faz você dedicar a ele uma atenção especial?
Na verdade, você precisa entender a motivação por trás de seu projeto escolhido, o que o impele a se levantar mais cedo ou trabalhar duro por este objetivo? Qual o prêmio final que você quer alcançar com ele?
Em alguns casos, como no trabalho, os projetos são uma ferramenta para facilitar sua produtividade e o gerenciador de projetos online aparece como uma solução bastante óbvia e eficiente. Mas e quanto aos demais projetos de sua vida? Como organizar esses projetos com a ajuda do gerenciador online? Vamos abordar esse tema também e, para isso, montamos uma lista de dicas, dê uma olhada e comece a organizar tudo que quer ver resolvido!
Assista ao vídeo destes empreendedores que souberam se organizar e montar seu negócio: CASE de sucesso Point do Macarrão.
Dicas para usar um gerenciador de projetos online
Trello é um dos mais ágeis e intuitivos gerenciadores de projetos online, usados por diversas corporações ao redor do mundo.
Uma das grandes vantagens doTrello é que você pode usar uma excelente versão gratuita, repleta de funcionalidades que te ajudam a montar Quadros de Listas com Cartões de tarefas, estipulando datas, categorias e prioridades, além de poder anexar arquivos, conversar, fazer comentários, chamar pessoas e montar times. Tudo isso gerenciado por você de um modo bastante ágil, arrastando itens de uma lista para outra e criando novos cartões sempre que necessário.
Dividindo seus projetos em categorias
Para decidir no que você irá dedicar suas energias, comece definindo um projeto de vida. Ou mais de um! Tudo vai depender do tempo que vai poder dedicar a eles e aos demais projetos.
Uma coisa que você pode fazer é dividir seus projetos em 4 categorias:
- Projetos de Vida
- Projetos pessoais contínuos
- Projetos pessoais especiais com data marcada
- Projetos de trabalho
Assim vai ficar bem mais fácil escolher seus projetos e achar a motivação necessária. Vamos falar um pouco sobre cada um deles.
Veja também: 5 ferramentas que vão potencializar ainda mais seus projetos digitais
1. Projetos de Vida
Um projeto de vida deve ter um objetivo ambicioso que você quer alcançar e que ao ser atingido poderá ser um grande marco ou realização de sua vida. É claro que isso vai depender da fase que estiver vivendo. Normalmente, ao finalizar um grande projeto, você deverá eleger outro, seu próximo grande objetivo de vida e assim seguir cada vez crescendo mais.
Por exemplo:
- Morar na Europa por 2 anos e aprender um idioma.
- Entrar em uma das melhores faculdades de medicina do país e me formar cirurgião.
- Construir um barco e sair velejando pelo mundo.
- Montar meu próprio restaurante na praia.
- Conseguir uma bolsa de mestrado no exterior.
- Escrever um livro.
Cada um desses projetos tem complexidades diferentes e objetivos diversos, mas o que tem em comum é que será bastante fácil encontrar a motivação para realizá-los. Porque são Projetos de Vida, os grandes objetivos que você deseja profundamente realizar.
E sabe qual é o primeiro passo para que isso aconteça? Comece a se organizar!
Mais adiante mostraremos alguns exemplos de Quadros de Projetos organizados com o Trello para que você saiba exatamente como organizar projetos com eles.
Enquanto isso, dê uma olhada nesta postagem bastante inspiradora: Como Estabelecer, Planejar, e Cumprir as Metas Mais Importantes da Sua Vida
Projetos de vida, normalmente, ocorrem em paralelo com diversos outros planos e atividades de seu dia a dia. Mas antes de chegarmos nos Quadros Trello para ajudar em seu trabalho, vamos falar um pouco mais de você.
2. Projetos Pessoais Contínuos
Esse nome um tanto formal foi o que escolhemos para aquelas atividades que queremos realizar em nossas vidas mas que acabam sendo consumidas pela rotina do trabalho. São o tipo de coisas que nos prometemos fazer todo final de ano, nas famosas “Resoluções de Ano Novo”, decisões como estas:
- Entrar em forma
- Ter uma alimentação mais saudável.
- Aprender a tocar um instrumento.
- Emagrecer “tantos” quilos.
- Aprender a falar francês.
- Voltar a pintar quadros como hobby.
Quer saber realmente como organizar projetos como estes? O primeiro passo é definir metas, datas, tarefas, providências e objetivos. Que tal usar um gerenciador de projetos para isso?
Perceba que estes projetos tem um caráter contínuo. Não basta emagrecer e voltar a engordar ou frequentar apenas um trimestre das aulas de francês. Como você verá mais adiante, os tipos de Quadros montados para estes projetos visam a dar continuidade às tarefas e também a manter um histórico de receitas, por exemplo, no caso do projeto de emagrecimento.
Além disso, estes projetos pessoais contínuos podem ser subprojetos de um Projeto de Vida. Por exemplo: para conseguir uma bolsa de mestrado no Canadá você abriu um Quadro específico para Aprender Francês.
Confira mais esta dica: Como Tirar o Máximo do Aprendizado Independente Sem Perder o Foco
3. Projetos pessoais especiais com data marcada
Este tipo de projeto, muitas vezes, envolve suas preocupações com outra pessoa. Imagine um casal que está esperando um filho. Ambos decidem que querem preparar um lindo quarto de bebê para ficar pronto em 7 meses, tempo suficiente para acolher o mais novo membro da família.
Mas também pode ser um projeto independente, apenas seu, como redecorar a casa de praia antes das férias de janeiro começarem.
Veja outros exemplos de organização de projetos de ambos os tipos:
- Preparar a festa de casamento.
- Plano de estudos até a data do vestibular.
- Organizar a festa de formatura.
- Organizar a viagem de fim de ano.
Veja que por terem uma data limite, fica ainda mais claro como um gerenciador de projetos online pode ser uma ferramenta bastante útil para conseguir alcançar esses objetivos.
Quer saber mais sobre como gerenciar projetos com data marcada? Veja também esta funcionalidade dos Quadros Trello: Adicionar um Calendário a Seus Quadros Trello
4. Projetos de trabalho
Quanto mais produtivo e organizado você for em seu trabalho, mais tempo terá para seus projetos pessoais, isso se o seu trabalho já não for um projeto pessoal! Conciliar as duas esferas de sua vida pode ser um projeto em si, na verdade.
Mas vamos nos concentrar em como você pode se tornar mais produtivo ao usar um gerenciador de projetos online:
- Muito mais agilidade nas informações.
- Menos e-mails enviados.
- Menos reuniões improdutivas.
- Visão integrada do projeto em um único quadro.
- Histórico do que já foi feito.
- Informação compartilhada com todo o grupo.
- Possibilidade de definir datas de entrega.
- Anexar arquivos.
- Definir categorias por cores.
- Percepção de toda linha do tempo do projeto e sua evolução.
O importante é definir exatamente o que poderá ser otimizado com um Quadro que organiza as informações e as tarefas de forma produtiva. Criar quadros aleatoriamente, sem um objetivo definido pode ser um tiro no pé!
De forma semelhante ao que fizemos nos itens anteriores, também em seu trabalho vão existir tarefas contínuas, como fazer o planejamento das publicações diárias de um blog, ou projetos que terão data marcada de entrega, como a aquisição de um novo software de gestão e treinamento dos usuários.
Saiba definir as prioridades e em quais objetivos a sua empresa realmente precisa de um gerenciador de projetos online.
Para ajudar você a entender como organizar projetos ainda melhor, separamos uma lista com alguns exemplos prontos de cada tipo, elaborados para você atingir os melhores resultados.
Veja também: Dicas imperdíveis para aprender a gerir seu tempo e aumentar a produtividade
Exemplos de uso do gerenciador de projetos online
Quadro Planejamento de Casamento
Este é um dos projetos mais aguardados e planejados por muita gente. É por esse motivo que temos um Quadro Trello prontinho para você usar para gerenciar os preparativos até o “Grande Dia”.
Neste quadro foram criadas 11 listas baseadas no tempo que falta para chegar o dia do sim! (Bom, todos esperam que seja sim, não é?).
Começa com a lista: Antes de começar a planejar, cujo único cartão tem como tarefa: “Pedir em casamento”. Bastante apropriado!
Na sequência vêm as listas:
- 10 meses ou mais
- 8 a 10 meses antes
- 4 a 6 meses antes
- 1 a 3 meses antes
- Duas semanas antes
- Uma semana antes
- Três dias antes
- Dois dias antes
- Véspera
- O grande dia
Cada lista tem todas as tarefas detalhadas nos cartões. Por exemplo, para fazer o pedido de casamento é preciso, entre outras providências, comprar o anel, na lista “4 a 6 meses antes” constam cartões como: comprar o vestido, contratar atrações musicais e outros. No Grande dia, a dica é: Dia de noiva e dia de noivo; relaxar e deixar tudo por conta da cerimonialista.
Depois de montar as listas, uma dica é habilitar a ferramenta extra “calendário”, para ninguém chegar atrasado à cerimônia!
Confira o Quadro “Casamento – Planejamento”.
Veja também este projeto em que nossos designers foram desafiados a criar a logomarca de um casamento, a pedido dos noivos!
Quadro Aprender Francês
Nunca mais esqueça de fazer nenhuma tarefa! Persiga seus objetivos e tenha uma visão global de cada módulo do curso. E, é claro, gerencie trabalhos em grupo de uma forma bem mais eficiente.
Veja as listas:
- Recursos + Anotações
- Trabalhos
- Bloqueado
- Fazendo
- Encontros
- Concluído
Dê uma olhada no Quadro “Aprender Francês: Unidade 1”.
Quadro Férias em Miami
Quase tão gostoso quanto viajar, planejar a viagem já é parte do sonho se realizando. Imagine poder fazer isso com ajuda de um gerenciador de projetos online que você pode acessar de onde estiver!
Seu quadro poderia conter estas listas:
- Informações
- Antes de Viajar
- Concluído
- Shopping
- Parques de Diversões
- Noites
- Passeios
- Confira o Quadro “Quadro Férias em Miami”.
- Veja também:” Cidade Maravilhosa – Recebendo Amigos“
Quadro Conteúdo Editorial
Quer agilizar a criação e publicação de conteúdo nas mídias sociais, integrando a equipe e as informações de forma ágil e intuitiva?
Confira as listas deste quadro:
- Ideias de Artigos
- Pesquisas
- Na espera
- Escrevendo
- Edição e Desenho
- Artigos Programados
- Promoção
- Artigos prontos para serem publicados
- Artigos publicados
Acesse agora o Quadro “Conteúdo Editorial”.
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Veja mais:
- Como funciona a We Do Logos
- Quatro melhores práticas para gerar resultado na We Do Logos
- 10 razões para escolher a We Do Logos
