Contas a pagar! | Bate papo com Financeiro #1

E ai pessoal, consegui deixá-los curiosos?

Vamos matar essa curiosidade de vez?

Vamos lá! Hoje irei tratar das contas a pagar de sua empresa.

Antes, gostaria de explicar de onde vem a importância do controle das contas a pagar e por que começar por elas e não pelas contas a receber.

Bom, vamos considerar dois cenários. No primeiro, a sua empresa está se saindo muito bem! Vendas acima da meta e do mercado, cada vez vendendo mais e mantendo seus custos estáveis. Que cenário ótimo! Se sua empresa ficar assim para sempre, você achou a fórmula para o sucesso e tudo se torna muito mais fácil.

Agora vamos para o segundo cenário, sua empresa até está vendendo bem, mas você está receoso com o que está por vir nos próximos meses, começam a surgir dúvidas como “Será que vou conseguir pagar meus funcionários em um período de poucas vendas?” “Será que vou conseguir fazer o investimento que queria?”. Este já não é um cenário muito amistoso, mas infelizmente, essas dúvidas passam na cabeça de todos empreendedores que gostam de sempre olhar para frente.

Expus esses dois cenários para levantar a importância do seu controle de contas a pagar. No cenário 1, as coisas estão ótimas e tendem a permanecer ótimas. Nesse caso, tudo que você tocar se tornará ouro! Já no cenário 2, a situação se torna um pouco mais apertada, faz-se necessário saber onde seu dinheiro está indo embora e por que ele está indo embora até para poder se planejar, afinal, são muito poucos aqueles que não precisam se preocupar com seu dinheirinho indo embora (na verdade, eu não conheço ninguém assim).

Vamos para a prática!

Suas contas a pagar devem ser divididas entre Custos Fixos e Custos Variáveis. Sendo que seus custos fixos são custos que não são diretamente ligado a suas vendas, como despesas de escritório, luz, água, telefone, internet, folha de pagamentos (se não tiver funcionários comissionados). Já os custos variáveis dizem respeito aos custos que variam de acordo com suas vendas, como por exemplo, a comissão do seu vendedor, as taxas de cartão de crédito que você paga por cada transação e todas outras que são influenciadas pela receita da sua empresa.

A importância de separar o tipo de custo se dá a medida que você analisa para onde seu dinheiro está indo. Uma empresa com custo fixo alto e custo variável baixo, precisa se preocupar mais em vender um mínimo viável para conseguir se manter saudável, pois seus custos fixos serão altos sempre (caso nao corte custos). Já uma empresa com custos fixos baixos e custos variáveis altos, tem maior facilidade de se manter viva, pois em um mês que ela venda pouco, terá seus custos baixos também. No primeiro momento isso é bom, mas a medida que a empresa vai crescendo, os custos variáveis altos podem se tornar um empecilho para um crescimento maior ainda. Neste momento, vale a pena analisar novamente sua situação e tomar algumas medidas quanto a visão do futuro da sua empresa.

Mas vamos com calma!

O próximo passo agora é saber exatamente quando você irá gastar o seu dinheiro. Um exemplo claro é o cartão de crédito. Vamos supor que ao longo do mês, você gaste todo dia 50 reais no cartão de crédito da sua empresa, e o vencimento do cartão é somente no dia 5 do mês seguinte. Ao botar no papel todos os seus gastos, tenha em mente principalmente, quando que efetivamente você irá pagar pelo que comprou. Ou seja, considerando um mês de 30 dias, ao invés de gastar 50 reais todo dia, gerencialmente você irá gastar R$1500,00 no dia 5 do mês seguinte. Isso faz uma diferença enorme para o seu fluxo de caixa. Pois ao invés de obrigatoriamente você ter todo dia 50 reais disponíveis para fazer a compra, você precisaria ter 1500 reais em caixa praticamente um mês depois. Na prática, a vantagem ai é ter mais tempo para conseguir vender e por consequência ter mais dinheiro em caixa.

Claro, por fim, mas não menos importante. A função financeira da empresa, muitas vezes está ligada a função administrativa também, o que acaba gerando uma carga mais abrangente de funções. O lado positivo é que você fica a par de tudo que acontece na sua empresa, um lado que eu não diria ruim, mas trabalhoso é que o fluxo de informações é muito grande! Então por isso, lembre-se sempre de marcar se uma conta está paga ou não, junto a isso, guarde tudo que for de nota fiscal e comprovante de pagamento. Pois assim se acontecer algum imprevisto e você precisar fazer uma checagem nas contas, não passará horas procurando aquele comprovante, ou aquela nota fiscal específica.

Organização é a chave de tudo 🙂 Principalmente quando estamos lidando com dinheiro.

Ah, caso você saiba usar o Excel da Microsoft, use e abuse dele! Este programa é excelente para seus controles nesse primeiro momento.

Mais pra frente irei falar dos sistemas de gerenciamento financeiro que irão facilitar um pouco sua vida. Mas ter conhecimento de Excel é ideal para se organizar quando algum sistema não atender exatamente como você queria.

Então um breve resumo

1 – Tenha suas contas a pagar separadas em fixas e variáveis para você ter noção de onde seu dinheiro está indo.
2 – Lembre-se de botar a data que pagou e a data que deveria ser pago (caso pague atrasado ou adiantado, lembrando que a melhor data para pagamento de um custo é na sua data de vencimento, para dar mais tempo para a saúde do seu caixa)
3 – Lembre-se de marcar se a conta já está paga, para evitar erros como pagar duas vezes ou ter que ficar procurando comprovante de pagamentos
4 – Por fim, organize-se! Tudo que for documento fiscal e comprovante, deixe guardadinho em pastas separadas por meses.

Por hoje é isso galera!

Qualquer dúvida, entrem em contato comigo. Ficarei feliz em ajudá-los!

Mais para frente irei disponibilizar uma planilha para seus controles, mas lembrando que no Google você acha um monte de opção gratuita de planilha no Excel para acompanhar os seus resultados.

Um até breve e grande abraço!
Cordialmente,

João Gabriel Cruz
Financeiro
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