Como montar um escritório de contabilidade: guia prático

Como montar um escritório de contabilidade não é uma pergunta de resposta fácil. Existem diversos procedimentos a serem tomados para o empreendedor que deseja iniciar uma atividade profissional empresarial nesta área consiga, não apenas dar início às atividades da empresa, mas fazer seu negócio prosperar e seguir adiante gerando riqueza e prestando serviço à sociedade.

Pesquisas indicam que no estado de São Paulo, por exemplo, 27% das empresas fecham no primeiro ano. Fica claro que os procedimentos legais e burocráticos são trabalhosos e demorados mas é a parte mais fácil. Difícil é se manter no mercado.

Confira a pesquisa do SEBRAE: Doze anos de monitoramento da sobrevivência e mortalidade de empresas.

Para ajudar você a saber mais sobre como abrir um escritório de contabilidade, montamos uma lista com algumas dicas importantes.

como montar um escritorio de contabilidade

Como montar um escritório de contabilidade

Antes de passarmos para as dicas práticas, é importante definir bem qual a missão de um escritório de contabilidade.

Normalmente as pessoas imaginam que o contador é responsável meramente por conseguir despachar papéis e agilizar processos burocráticos, abrir empresas, preparar guias, pagar taxas, calcular os números certos para tudo isso e, finalmente, fazer e entregar a declaração de imposto de renda da empresa. Na verdade, hoje a função de um bom escritório e o papel da contabilidade vai muito além disso, com um perfil mais estratégico e de planejamento cuidadoso, veja:

Papéis de um escritório de contabilidade:

Contabilidade tradicional:

  • Gerenciar documentos, processos, procedimentos burocráticos e outras providencias da empresa.
  • Ter ciência dessa responsabilidade e trabalhar com excelência, com a ocorrência do mínimo número de erros que possam comprometer seu cliente.

Contabilidade estratégica:

  • Gestão e otimização do fluxo de caixa e capitais da empresa.
  • Planejamento financeiro.
  • Serviços de auditoria contábil e fiscal.

É a soma dessas duas facetas que você deve levar em conta para saber exatamente como montar um escritório contábil que atenda plenamente seus clientes!

Veja mais neste infográfico do Conta Azul: Como entregar serviços contábeis de valor para MPEs

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Como montar um escritório de contabilidade: burocracia

Uma das partes mais complicadas é conseguir toda papelada e licenças, veja esta relação de providências:

  • Registro na Junta Comercial, Secretaria da Receita Federal e Secretaria Estadual de Fazenda.
  • Solicitar alvará de funcionamento na prefeitura.
  • Enquadrar-se em alguma Entidade Sindical Patronal.
  • Cadastrar-se no sistema de Conectividade Social – INSS/FGTS da Caixa Econômica Federal.
  • Vistoria do Corpo de Bombeiros.
  • Registrar-se no Conselho Regional de Contabilidade.

Estas são algumas das ações que você deve tomar.

Para ter um panorama completo, acesse esta fonte: SEBRAE, Como montar um escritório de contabilidade

Como montar um escritório de contabilidade: estrutura

Escritórios de contabilidade normalmente se dividem em três áreas básicas:

  • Escrita fiscal
  • Recursos humanos
  • Contabilidade

Para cada um destes departamentos é interessante ter uma sala e um responsável. O contador geralmente é o responsável por todo escritório e, na maioria dos casos, o empreendedor.

Além destas três salas, é importante ter ao menos mais duas. Uma de reunião e outra a sala do contador chefe.

Vamos resumir estes e outros ambientes que serão necessários:

  • Sala do contador
  • 3 salas dos departamentos: escrita fiscal, RH e contabilidade.
  • Sala de arquivos
  • Recepção
  • Banheiros
  • Copa/cozinha.
  • Sala do administrativo e TI

A área de TI tem ganhado muita relevância no hora de montar escritórios contábeis. Hoje tudo é online e informatizado. Uma dos expertises que o empreendedor desta área precisará dominar será, com certeza, a tecnologia de informação.

Equipamentos para montar um escritório contábil

Novamente uma boa estrutura de TI é necessária, com acesso a conexões de internet banda larga, servidores potentes, softwares de gestão, cabeamento e wi-fi, além de uma boa estrutura de telefonia fixa e também planos inteligentes de telefonia móvel que barateiem custos das ligações de funcionários.

Um escritório também não funcionará bem sem estes itens:

  • Materiais de escritório
  • Mobiliário (mesas de trabalho, cadeiras, mesas de reunião, armários, arquivos, estantes, prateleiras, sofás etc).
  • Muitos computadores
  • Impressora multifuncional com scanner
  • Calculadoras

Além de providenciar tudo isso, é importante que você tenha uma noção de valores de investimento e capital de giro, além de despesas e custos, como, aluguel condomínio, água, luz, telefonia, internet, salários, encargos trabalhistas, salários, taxas, comissões etc.

Na verdade, o ideal é fazer um plano de negócios, um documento formal onde você põem no papel tudo que é necessário para sua empresa funcionar, abrangendo questões de estrutura, administrativas, de mercado, estratégicas, operacionais, técnicas e financeiras. Demos algumas dicas sobre elas neste texto.

Já está sabendo como montar um escritório de contabilidade? Confira mais este tópico e fique ainda melhor informado:

como montar um escritorio de contabilidade

Perfil do empreendedor contábil

São 3 as principais caraterísticas que um contador que deseja abrir sua própria empresa precisa ter:

  • Total conhecimento técnico e domínio teórico e prático dos serviços a serem prestados.
  • Experiência no dia a dia da resolução dos desafios que as empresas precisam superar nesse ramo.
  • Contatos comerciais e empresariais sólidos que possam se tornar clientes.

Para esta última característica, é preciso algumas providências, como definir um nome do escritório, logo, cartões de visita, folder de divulgação e papelaria, incluindo: envelopes, pastas e papel timbrado.

Além da facilidade para cadastrar o projeto e preencher um briefing, os profissionais interagem em menos de 24 horas apresentando as propostas para a sua marca e se nenhuma delas te agradar, você pode solicitar o reembolso do projeto.

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