Como montar uma planilha de gastos empresarial

Dicas de como montar uma planilha de gastos empresarial

Antes de abordar o tema de como montar uma planilha de gastos empresarial, vamos fazer um pequeno exercício. Existem, basicamente, dois tipos de jogadores de xadrez: os que pensam apenas no movimento seguinte e os que conseguem visualizar cinco, oito ou dez jogadas adiante.

Pensando no tabuleiro como uma metáfora para a dura realidade enfrentada pelas empresas (seja em que mercado você venha a atuar, dentro ou fora do país), que tipo de jogador você imagina que tem as melhores chances de sobreviver?

Obviamente, é aquele que possui a visão mais abrangente. Dito de outra forma, o planejamento é um mantra que deve ser repetido todos os dias por empreendedores de qualquer tamanho.

Preparar-se com antecedência, portanto, é a única maneira sensata de posicionar-se frente aos desafios financeiros, de logística, relativos à concorrência, ao ambiente macroeconômico e fiscal ou quaisquer outros dilemas. É aí que entra a planilha de gastos empresarial — uma poderosa ferramenta à disposição do gestor. Vamos aprender quais são os atributos de uma planilha bem-feita?

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Planeje em longo prazo com objetivos bem definidos

Desenhar uma planilha de gastos empresarial eficiente exige que o empresário esteja plenamente consciente de seus objetivos. Não basta saber onde você e sua empresa querem chegar daqui a sessenta ou noventa dias, e sim como estará o negócio dentro de dois ou até mesmo cinco anos, pensando no maior número de variáveis que poderão impactar a sua atividade.

Você imagina, por exemplo, poder alcançar um crescimento de 20% para a empresa? Excelente. Mas como pretende executar este plano? Quantas etapas serão necessárias para chegar à meta estipulada e que ações são necessárias para o êxito de cada uma delas? Qual é o mercado-alvo e que segmento de renda é o mais adequado às pretensões do negócio? Essas informações serão essenciais para montar uma planilha de gastos empresarial perfeita.

Em outras palavras, é preciso detalhar o “como fazer”, e não apenas decidir “o que fazer”. Compreenda que uma boa planilha é uma estratégia para minimizar riscos e maximizar soluções. É muito mais fácil lidar com problemas quando você já sabe como e quando eles ocorrerão, em vez de ser constantemente surpreendido por crises de todo tipo. Para quem deseja se aprofundar no tema do planejamento, uma boa dica é entender como os softwares de gestão empresarial podem ajudar você a integrar e automatizar todas as fases do seu negócio.

Organize seu fluxo de “entradas” e “saídas”

Não tem como falar em como montar uma planilha de gastos empresarial e não falar de controle do que entra ou sai. A primeira linha a ser preenchida ao planejar uma planilha de gastos empresarial refere-se às “entradas” que a empresa deverá receber ao longo de determinado período. Além de todas as vendas realizadas — fonte primordial destes recursos — aqui também devem ser incluídas as captações feitas junto às instituições bancárias e os possíveis aportes de sócios da empresa.

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Da mesma forma, a segunda linha da planilha deve conter todos os pagamentos realizados, ou seja, os gastos fixos e variáveis que, em conjunto, correspondem às “saídas”. Elas podem ser subdivididas em dois grupos:

Saídas fixas

Estes são os compromissos financeiros que precisam ser pagos todos os meses, independentemente do volume de vendas da empresa. Como exemplo de saídas fixas podemos mencionar o aluguel do imóvel, o salário dos funcionários e as despesas trabalhistas, a conta de internet, o plano da operadora de celular, os impostos, a conta de água e luz etc.

Saídas variáveis

Estes, por sua vez, são os gastos que dependem dos níveis de produção da empresa. Nos meses em que se produz mais, os gastos são maiores, pois é preciso investir mais em mão de obra, estoque e uma série de outros fatores.

Períodos como o Natal, por exemplo, podem demandar volumes muito maiores de investimento, dependendo das metas de vendas estipuladas, o que representa risco de desequilíbrio para o caixa da empresa, se o gestor não estiver preparado.

Esteja sempre atento ao Fluxo de caixa

Reserve a terceira linha da planilha de gastos empresarial para inserir o chamado Fluxo de caixa. Ele corresponde ao resultado da equação entre todas as entradas e as saídas, constituindo um passo fundamental para a saúde financeira do negócio.

O detalhe é que se trata de uma ação feita com antecedência considerável: o Fluxo de caixa deve projetar todas as entradas e saídas futuras, de modo que você saiba exatamente como estarão as finanças da empresa vários meses à frente.

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Esse fator é estratégico para a gestão empresarial, permitindo que o responsável pela área financeira esteja pronto para lidar com os períodos em que as contas estarão no vermelho. Assim, por meio da conciliação bancária — o resultado da relação entre “saídas” e “entradas” — torna-se possível, por exemplo, saber quando será necessário fazer um empréstimo, até que novas entradas de recursos normalizem a situação.

Ainda que você conte com serviços terceirizados de contabilidade, não é recomendável subestimar a importância do controle diário do fluxo de caixa, incluindo as contas a pagar e o detalhamento da conta bancária, entre outros itens imprescindíveis.

São inúmeros os casos de empresas que não sobreviveram a períodos de turbulência, simplesmente porque seus gestores não deram atenção a informações que estavam disponíveis, bastando organizá-las e distribuí-las ao longo dos meses.

Mantendo-se sempre dois ou três passos à frente, e sabendo precisamente o que vai acontecer com suas finanças, o gestor será capaz de negociar melhores condições em diversos contextos. Ele poderá pesquisar e encontrar a linha de financiamento mais adequada em cada momento, e certamente terá mais tempo para pensar em soluções para todo tipo de contratempo.

A virtude da planilha de gastos empresarial é justamente a de dar mais fôlego ao empresário para que ele possa pensar como um exímio e cuidadoso jogador de xadrez, capaz de antecipar o xeque-mate com várias rodadas de antecedência. No artigo “Turbine seu negócio com estas 14 dicas de empreendedorismo”, você saberá mais a respeito da importância do controle financeiro e da visão de longo prazo para o sucesso de um negócio, além de outras dicas essenciais sobre empreendedorismo. Não deixe de ler!

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