Tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica – Benefícios & funcionamento

Tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica – Segundo a definição oficial brasileira, uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.

A Nota Fiscal Eletrônica é um instituto oficial de fiscalização tributária, que está em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, com plena validade jurídica e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?

Para o Contribuinte Emitente:

  • Redução de custos com impressão
  • Redução de custos com aquisição de papel
  • Redução de custos com armazenamento de documentos fiscais
  • Simplificação de obrigações acessórias, como, por exemplo, dispensa de AIDF
  • Redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteira

Para o Contribuinte Destinatário:

  • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias
  • Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da Nota Fiscal Eletrônico
  • Redução de problemas com escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais

Para a Sociedade:

  • Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas
  • Redução do consumo de papel, com impacto positivo sobre o meio ambiente
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias
  • Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços

Para as Administrações Tributárias:

  • Aumento da confiabilidade do Documento Fiscal
  • Aperfeiçoamento do processo de controle e gestão tributários com melhor intercâmbio de informações entre as administrações tributárias
  • Redução de custos no controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de trânsito
  • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação
  • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal (SPED)

Base legal da Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica foi introduzida na legislação nacional através do Ajuste
SINIEF nº 07/2005, disponível na íntegra no site do CONFAZ, pelo endereço:
http://www.fazenda.gov.br/confaz

Para maiores informações sobre o Sistema NF-e incluindo toda a documentação técnica, acesse: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/

Outras informações sobre a NF-e e Manual de Credenciamento, acesse:
http://www.sefaz.rs.gov.br/SEF_ROOT/inf/SEF-NFE_Sistema.htm

Obrigações do Contribuinte Emissor

Quem emite a Nota Fiscal Eletrônica deve atender a uma série de responsabilidades:

  • Estar credenciado junto à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) da circunscrição do estabelecimento, estando sujeito à obrigatoriedade de emissão dentro do prazo previsto pelo órgão.
  • Utilizar sempre o certificado digital padrão (modelo ICP-Brasil) para a assinatura das Notas Fiscais Eletrônicas.
  • Armazenar os documentos eletrônicos autorizados pela SEFAZ (arquivos XML da NF-e) em local seguro para serem exibidos ao fisco quando necessário. Esse armazenamento de arquivos deve ser feito pelo prazo de dez anos correntes, conforme exigido pela legislação brasileira.
  • Zelar pela consistência dos dados tributários que serão transmitidos à SEFAZ, já que o preenchimento da Nota Fiscal Eletrônica é de total responsabilidade do emissor.
  • Após ser autorizado pela SEFAZ, o arquivo eletrônico (XML) gerado da Nota Fiscal Eletrônica deve ser enviado ao cliente da empresa emissora (ou destinatário da NF-e). Esse é o documento válido perante a justiça para comprovar a transação comercial ocorrida entre o emissor da nota e o destinatário da mesma.
  • Depois da autorização da Nota Fiscal Eletrônica pela SEFAZ, o emissor deve imprimir a DANFE (representação gráfica da NF-e). Esta deve ser enviada juntamente com a mercadoria vendida, sendo recebida pelo destinatário da NF-e. É importante lembrar que a DANFE não substitui uma nota fiscal. Ela é apenas um instrumento auxiliar para consultar a NF-e, já que contém uma chave de acesso para a mesma. Assim, quem tem a DANFE pode confirmar se a NF-e realmente existe ou verificar o seu status.

Atualmente a NF-e é obrigatória apenas para alguns tipos de empresas, como as contribuintes do ICMS ou IPI. Para saber se sua empresa é obrigada a fazer a emissão, consulte o Portal NF-e da SEFAZ.

Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica

Passo 1

Adquira um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Só assim a assinatura da Nota Fiscal Eletrônica poderá ter sua autenticidade comprovada.

Passo 2

Faça seu credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu Estado. É recomendável procurar um contador que conheça a legislação local, já que o processo sofre variações. Se quiser fazer um teste, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Quando estiver pronto para emitir a NF-e, basta trocar a opção de credenciamento para “Em produção”.

Passo 3

Instale um software emissor de NF-e. Muitas vezes o programa é disponibilizado gratuitamente no site da Secretaria de Fazenda do seu Estado, podendo variar conforme sua localização. Porém, nem sempre o programa é ideal para quem precisa emitir muitas notas, já que muitas vezes você tem que fazer trabalho dobrado ao preencher os mesmos campos diversas vezes. É sobre isso que falamos na próxima dica.

Alternativas para emitir NF-e com mais facilidade

Felizmente, já existem vários sistemas que gerenciam as emissões de Nota Fiscal Eletrônica. E o melhor é que eles geralmente têm um custo bem acessível. Essas alternativas poupam muito trabalho, já que permitem emitir um número muito maior de notas, permitindo que você mantenha o foco no que realmente faz diferença para o crescimento da sua empresa.

Tipos de Nota Fiscal Eletrônica

São 3 tipos de notas fiscais eletrônicas atualmente, sendo que cada um deles foi criado para substituir um tipo de documento:

  1. A NF-e foi criada em substituição às notas de modelos 1 e 1A, usadas em prestação de serviço e operações de venda. Está relacionada à cobrança do ICMS.
  2. A NFS-e foi criada em substituição à Declaração de Serviço, que é um documento exigido pelo município. Está relacionada à cobrança do ISS.
  3. Por fim, a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) substitui uma série documentos que são exigidos para o transporte de cargas (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

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