Como montar um escritório de contabilidade não é uma pergunta de resposta fácil. Existem diversos procedimentos a serem tomados para o empreendedor que deseja iniciar uma atividade profissional empresarial nesta área consiga, não apenas dar início às atividades da empresa, mas fazer seu negócio prosperar e seguir adiante gerando riqueza e prestando serviço à sociedade.
Pesquisas indicam que no estado de São Paulo, por exemplo, 27% das empresas fecham no primeiro ano. Fica claro que os procedimentos legais e burocráticos são trabalhosos e demorados mas é a parte mais fácil. Difícil é se manter no mercado.
Confira a pesquisa do SEBRAE: Doze anos de monitoramento da sobrevivência e mortalidade de empresas.
Para ajudar você a saber mais sobre como abrir um escritório de contabilidade, montamos uma lista com algumas dicas importantes.
Como montar um escritório de contabilidade
Antes de passarmos para as dicas práticas, é importante definir bem qual a missão de um escritório de contabilidade.
Normalmente as pessoas imaginam que o contador é responsável meramente por conseguir despachar papéis e agilizar processos burocráticos, abrir empresas, preparar guias, pagar taxas, calcular os números certos para tudo isso e, finalmente, fazer e entregar a declaração de imposto de renda da empresa. Na verdade, hoje a função de um bom escritório e o papel da contabilidade vai muito além disso, com um perfil mais estratégico e de planejamento cuidadoso, veja:
Papéis de um escritório de contabilidade:
Contabilidade tradicional:
Gerenciar documentos, processos, procedimentos burocráticos e outras providencias da empresa.
Ter ciência dessa responsabilidade e trabalhar com excelência, com a ocorrência do mínimo número de erros que possam comprometer seu cliente.
Contabilidade estratégica:
Gestão e otimização do fluxo de caixa e capitais da empresa.
Planejamento financeiro.
Serviços de auditoria contábil e fiscal.
É a soma dessas duas facetas que você deve levar em conta para saber exatamente como montar um escritório contábil que atenda plenamente seus clientes!
Veja mais neste infográfico do Conta Azul: Como entregar serviços contábeis de valor para MPEs
Como montar um escritório de contabilidade: burocracia
Uma das partes mais complicadas é conseguir toda papelada e licenças, veja esta relação de providências:
Registro na Junta Comercial, Secretaria da Receita Federal e Secretaria Estadual de Fazenda.
Solicitar alvará de funcionamento na prefeitura.
Enquadrar-se em alguma Entidade Sindical Patronal.
Cadastrar-se no sistema de Conectividade Social – INSS/FGTS da Caixa Econômica Federal.
Vistoria do Corpo de Bombeiros.
Registrar-se no Conselho Regional de Contabilidade.
Estas são algumas das ações que você deve tomar.
Para ter um panorama completo, acesse esta fonte: SEBRAE, Como montar um escritório de contabilidade
Como montar um escritório de contabilidade: estrutura
Escritórios de contabilidade normalmente se dividem em três áreas básicas:
Escrita fiscal
Recursos humanos
Contabilidade
Para cada um destes departamentos é interessante ter uma sala e um responsável. O contador geralmente é o responsável por todo escritório e, na maioria dos casos, o empreendedor.
Além destas três salas, é importante ter ao menos mais duas. Uma de reunião e outra a sala do contador chefe.
Vamos resumir estes e outros ambientes que serão necessários:
Sala do contador
3 salas dos departamentos: escrita fiscal, RH e contabilidade.
Sala de arquivos
Recepção
Banheiros
Copa/cozinha.
Sala do administrativo e TI
A área de TI tem ganhado muita relevância no hora de montar escritórios contábeis. Hoje tudo é online e informatizado. Uma dos expertises que o empreendedor desta área precisará dominar será, com certeza, a tecnologia de informação.
Equipamentos para montar um escritório contábil
Novamente uma boa estrutura de TI é necessária, com acesso a conexões de internet banda larga, servidores potentes, softwares de gestão, cabeamento e wi-fi, além de uma boa estrutura de telefonia fixa e também planos inteligentes de telefonia móvel que barateiem custos das ligações de funcionários.
Um escritório também não funcionará bem sem estes itens:
Materiais de escritório
Mobiliário (mesas de trabalho, cadeiras, mesas de reunião, armários, arquivos, estantes, prateleiras, sofás etc).
Muitos computadores
Impressora multifuncional com scanner
Calculadoras
Além de providenciar tudo isso, é importante que você tenha uma noção de valores de investimento e capital de giro, além de despesas e custos, como, aluguel condomínio, água, luz, telefonia, internet, salários, encargos trabalhistas, salários, taxas, comissões etc.
Na verdade, o ideal é fazer um plano de negócios, um documento formal onde você põem no papel tudo que é necessário para sua empresa funcionar, abrangendo questões de estrutura, administrativas, de mercado, estratégicas, operacionais, técnicas e financeiras. Demos algumas dicas sobre elas neste texto.
Já está sabendo como montar um escritório de contabilidade? Confira mais este tópico e fique ainda melhor informado:
Perfil do empreendedor contábil
São 3 as principais caraterísticas que um contador que deseja abrir sua própria empresa precisa ter:
Total conhecimento técnico e domínio teórico e prático dos serviços a serem prestados.
Experiência no dia a dia da resolução dos desafios que as empresas precisam superar nesse ramo.
Contatos comerciais e empresariais sólidos que possam se tornar clientes.
Para esta última característica, é preciso algumas providências, como definir um nome do escritório, logo, cartões de visita, folder de divulgação e papelaria, incluindo: envelopes, pastas e papel timbrado.
Além da facilidade para cadastrar o projeto e preencher um briefing, os profissionais interagem em menos de 24 horas apresentando as propostas para a sua marca e se nenhuma delas te agradar, você pode solicitar o reembolso do projeto.