Nem mesmo a revolução digital imposta pela internet conseguiu minimizar a importância de saber como organizar sua agenda, não é mesmo?
Afinal de contas, tendo ela sempre à mão significa que você está no limiar entre a ordem e o caos na sua atribulada rotina.
Quer saber algumas dicas muito práticas e fáceis sobre como organizar sua agenda e tornar o dia a dia ainda mais controlado? Pois então confira tudo a respeito, no post de hoje!
5 dicas de como organizar sua agenda e ser mais produtivo
Uma providência fácil e prática, mas que traz excelentes resultados e é recomendada por grandes empresários de sucesso: ter uma agenda organizada e em dia! Veja as dicas que separamos para você pôr seu dia em ordem antes dele começar!
1- Programe o seu dia com antecedência
Ao finalizar as tarefas do dia, dedique uns minutinhos extras à organização da sua agenda para o dia seguinte.
Esse esforço — mínimo, diga-se de passagem — ajuda a trabalhar melhor o dia seguinte, uma vez que você já saberá como se organizar ao longo de todo o dia.
E sabe por que a agenda é fundamental nesse sentido? Porque ao aprender como organizar sua agenda, ela se transforma em um registro fiel de tudo o que você fez. É uma grande aliada.
Mas valem aqui, ainda, duas dicas importantes ao se programar com antecedência.
Programe mais dias à frente
Se há tempo disponível para tanto, comece a esboçar as tarefas para o resto da semana e, se possível, ao longo de todo o mês.
Essa ação é um gostoso exercício de se conhecer um pouco mais, da mesma maneira que você passa a identificar o tempo exigido para o cumprimento de cada tarefa.
E, quer saber? Não é muito melhor saber o quanto você precisa para realizar algo? Assim, você trabalha de acordo com a sua própria produtividade, e não somente com os prazos estabelecidos para determinada tarefa.
Defina as suas prioridades
Saber como organizar sua agenda também ajuda a manter em foco as prioridades do dia. Assim, caso você tenha algo urgente a resolver, a agenda organizada facilita que você remaneje compromissos ou mesmo que priorize tais urgências, deixando mais espaço para a realização dela, na sua agenda.
Existem, inclusive, diversos métodos que ajudam a estabelecer foco e prioridades, e como cumpri-las. Um dos mais famosos é o método conhecido como Getting Things Done (GTD).
Trata-se de um exercício que você pode fazer na sua própria agenda, estabelecendo tarefas, prazos e contextos, definindo suas prioridades. A partir delas, basta organizar de maneira cronológica na sua agenda.
2- Aprenda a definir limites
Ao aprender como organizar sua agenda, você também descobre que não existe apenas hora para começar, mas para terminar.
Para isso, comece a colocar os limites e prazos junto das tarefas a serem realizadas. Dessa maneira, você também mantém controle sobre o prazo a partir das suas prioridades.
O que não é tão urgente, afinal de contas, que fique em segundo plano e seja resolvido no seu devido tempo.
3- Não desorganize a ordem
É comum que, durante os primeiros dias de uso da agenda, ela mais se torne um caderno de anotações. Consequentemente, a pessoa acaba acrescentando mais tarefas do que possui tempo hábil para cumpri-las.
Por isso, como já dissemos anteriormente, aprenda a mensurar o tempo necessário para realizar cada tarefa e, a partir desses valores, preencha a agenda de maneira que nenhuma dessas tarefas vai ocupar você mais do que o necessário.
Trata-se de uma técnica simples de gestão do tempo, mas que, ao saber como organizar sua agenda, a sua rotina fica ainda mais proveitosa.
Um famoso método de se fazer isso é a chamada Técnica de Pomodoro, em que se divide o tempo em intervalos regulares de 25 minutos com 5 de descaço e, a cada 2 horas, mais meia hora de descanso. Pode parecer contraditório, mas as pessoas acabam sendo bem mais produtivas com esses intervalos do que sem eles. Interessante, não?
4- Não se torne escravo da agenda
Parece contraditório, nós sabemos, mas o fato é que você não pode se tornar dependente dela, a ponto de tornar a agenda um verdadeiro documento de atribulações.
A verdade é que ao saber como organizar sua agenda, você aprende a administrar melhor o seu tempo, de maneira que você consiga ter mais tempo para si mesmo!
Deixe, portanto, aquele espaço em branco na agenda se não há motivos para preenchê-lo. Não torne a agenda a sua proprietária, mas faça o oposto.
5- Equilibre o uso de agendas físicas e digitais
Lembre-se que, na sua agenda, devem constar informações variadas, como:
Compromissos.
Prazos.
Lembretes.
Eventos.
Tarefas a serem realizadas.
Com isso, é possível que você não consiga manter controle de tudo ao mesmo tempo. Por isso, a revolução digital mencionada no início deste artigo pode ser providencial.
Confira também: Você é um empreendedor produtivo? Confira nos infográficos!
Existem aplicativos, hoje em dia, que simulam perfeitamente tudo o que você precisa em uma agenda física, mas com as regalias tecnológicas, como avisos sonoros e lembretes por e-mail, entre outras funcionalidades únicas.
Um dos mais populares é o Trello. Mas o Google Agenda é, também, bastante versátil. Mas que fique aqui um conselho para finalizarmos: não dependa exclusivamente de agendas digitais. Tenha a sua sempre à mão e aprenda, antes de começar a utilizá-la, como organizar sua agenda com as dicas que sugerimos aqui!