Tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica – Segundo a definição oficial brasileira, uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.
A Nota Fiscal Eletrônica é um instituto oficial de fiscalização tributária, que está em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, com plena validade jurídica e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais.
Quais são os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?
Para o Contribuinte Emitente:
Redução de custos com impressão
Redução de custos com aquisição de papel
Redução de custos com armazenamento de documentos fiscais
Simplificação de obrigações acessórias, como, por exemplo, dispensa de AIDF
Redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteira
Para o Contribuinte Destinatário:
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias
Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da Nota Fiscal Eletrônico
Redução de problemas com escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais
Para a Sociedade:
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas
Redução do consumo de papel, com impacto positivo sobre o meio ambiente
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços
Para as Administrações Tributárias:
Aumento da confiabilidade do Documento Fiscal
Aperfeiçoamento do processo de controle e gestão tributários com melhor intercâmbio de informações entre as administrações tributárias
Redução de custos no controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de trânsito
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação
Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal (SPED)
Base legal da Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica foi introduzida na legislação nacional através do Ajuste SINIEF nº 07/2005, disponível na íntegra no site do CONFAZ, pelo endereço: http://www.fazenda.gov.br/confaz
Para maiores informações sobre o Sistema NF-e incluindo toda a documentação técnica, acesse: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/
Outras informações sobre a NF-e e Manual de Credenciamento, acesse: http://www.sefaz.rs.gov.br/SEF_ROOT/inf/SEF-NFE_Sistema.htm
Obrigações do Contribuinte Emissor
Quem emite a Nota Fiscal Eletrônica deve atender a uma série de responsabilidades:
Estar credenciado junto à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) da circunscrição do estabelecimento, estando sujeito à obrigatoriedade de emissão dentro do prazo previsto pelo órgão.
Utilizar sempre o certificado digital padrão (modelo ICP-Brasil) para a assinatura das Notas Fiscais Eletrônicas.
Armazenar os documentos eletrônicos autorizados pela SEFAZ (arquivos XML da NF-e) em local seguro para serem exibidos ao fisco quando necessário. Esse armazenamento de arquivos deve ser feito pelo prazo de dez anos correntes, conforme exigido pela legislação brasileira.
Zelar pela consistência dos dados tributários que serão transmitidos à SEFAZ, já que o preenchimento da Nota Fiscal Eletrônica é de total responsabilidade do emissor.
Após ser autorizado pela SEFAZ, o arquivo eletrônico (XML) gerado da Nota Fiscal Eletrônica deve ser enviado ao cliente da empresa emissora (ou destinatário da NF-e). Esse é o documento válido perante a justiça para comprovar a transação comercial ocorrida entre o emissor da nota e o destinatário da mesma.
Depois da autorização da Nota Fiscal Eletrônica pela SEFAZ, o emissor deve imprimir a DANFE (representação gráfica da NF-e). Esta deve ser enviada juntamente com a mercadoria vendida, sendo recebida pelo destinatário da NF-e. É importante lembrar que a DANFE não substitui uma nota fiscal. Ela é apenas um instrumento auxiliar para consultar a NF-e, já que contém uma chave de acesso para a mesma. Assim, quem tem a DANFE pode confirmar se a NF-e realmente existe ou verificar o seu status.
Atualmente a NF-e é obrigatória apenas para alguns tipos de empresas, como as contribuintes do ICMS ou IPI. Para saber se sua empresa é obrigada a fazer a emissão, consulte o Portal NF-e da SEFAZ.
Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica
Passo 1
Adquira um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Só assim a assinatura da Nota Fiscal Eletrônica poderá ter sua autenticidade comprovada.
Passo 2
Faça seu credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu Estado. É recomendável procurar um contador que conheça a legislação local, já que o processo sofre variações. Se quiser fazer um teste, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Quando estiver pronto para emitir a NF-e, basta trocar a opção de credenciamento para “Em produção”.
Passo 3
Instale um software emissor de NF-e. Muitas vezes o programa é disponibilizado gratuitamente no site da Secretaria de Fazenda do seu Estado, podendo variar conforme sua localização. Porém, nem sempre o programa é ideal para quem precisa emitir muitas notas, já que muitas vezes você tem que fazer trabalho dobrado ao preencher os mesmos campos diversas vezes. É sobre isso que falamos na próxima dica.
Alternativas para emitir NF-e com mais facilidade
Felizmente, já existem vários sistemas que gerenciam as emissões de Nota Fiscal Eletrônica. E o melhor é que eles geralmente têm um custo bem acessível. Essas alternativas poupam muito trabalho, já que permitem emitir um número muito maior de notas, permitindo que você mantenha o foco no que realmente faz diferença para o crescimento da sua empresa.
Tipos de Nota Fiscal Eletrônica
São 3 tipos de notas fiscais eletrônicas atualmente, sendo que cada um deles foi criado para substituir um tipo de documento:
A NF-e foi criada em substituição às notas de modelos 1 e 1A, usadas em prestação de serviço e operações de venda. Está relacionada à cobrança do ICMS.
A NFS-e foi criada em substituição à Declaração de Serviço, que é um documento exigido pelo município. Está relacionada à cobrança do ISS.
Por fim, a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) substitui uma série documentos que são exigidos para o transporte de cargas (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).
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