Todo empreendedor que deseja desenvolver o seu próprio negócio precisa saber o que é automação comercial, independentemente do tamanho ou segmento da empresa. Conhecer as soluções inovadoras que esse recurso pode garantir para o melhor gerenciamento e controle dos processos é essencial para otimizar os resultados.
Porém, muitos ainda não sabem ao certo o que essa tecnologia representa ou têm uma visão totalmente errada da estratégia. Há, ainda, aqueles que simplesmente desconsideram a sua importância dentro da empresa.
Por isso, preparamos este post com o intuito de explicar melhor o que é automação comercial, quais as vantagens de investir nela e quais os cuidados que você precisa ter, na hora de implantar o sistema. Continue a leitura!
Afinal, o que é automação comercial?
Automação comercial ou empresarial é a aplicação de métodos e ferramentas com o objetivo de mecanizar e agilizar processos manuais, para garantir uma melhor ou máxima eficiência.
Para você ter uma ideia, um funcionário não pode fazer um trabalho repetidas vezes com uma precisão perfeita. No entanto, um sistema automatizado é capaz de cumprir essa tarefa inúmeras vezes, sem cometer erros ou retrabalho.
Por que é importante investir em automação comercial?
O maior benefício é conseguir uma vantagem competitiva diferenciada por meio de um sistema organizado, que tem acesso a todas as informações com rapidez, precisão e credibilidade.
Assim, tarefas passíveis de falhas — cálculos, digitação, atualização de planilhas, entre outras — podem ser feitas com mais segurança e eficiência. A automação permite que determinadas tarefas sejam gerenciadas por softwares ou programas específicos.
Além disso, é possível organizar o controle sobre diversas atividades da empresa, como a jornada de trabalho dos funcionários. Instituições modernas já possuem um sistema de relógio de ponto digital. Ele facilita o acesso do próprio funcionário em relação à sua jornada e evita problemas com carga horária excessiva.
No entanto, a importância da automação empresarial não se limita apenas à melhoria dos processos internos de uma organização. O próprio governo criou ferramentas automatizadas para aumentar a fiscalização e exige que as empresas façam as adaptações necessárias para essa nova realidade.
Dessa forma, haverá um controle maior sobre práticas fraudulentas. Exemplo disso é a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA).
Essas exigências oferecem muitos benefícios, inclusive para os empresários de menor porte. A disputa se torna mais justa e transparente entre as empresas, e isso acaba com a concorrência desleal.
Quais as vantagens da automação comercial?
Se você leu este artigo até aqui, já conhece algumas vantagens de investir em automação comercial, mas ainda vai descobrir algumas outras. Acompanhe:
Aumento da produtividade
Uma das vantagens mais significativas é o aumento da produtividade da empresa. A tecnologia permite o alcance de ciclos de produção mais eficientes, com capacidade de repetir comandos com rapidez e precisão.
Redução de custos
O fato de minimizar falhas humanas e diminuir o desperdício de tempo já contribui para a redução dos custos necessários de produção. Acontece que a economia se estende ao contrato de pessoal ou mão de obra qualificada.
As tarefas automáticas não exigem uma equipe grande para operar, pois elas são projetadas para executar diferentes atividades. Além disso, outro fator que contribui para minimizar as despesas é o fato da tecnologia moderna ser desenvolvida para economizar energia elétrica quando o sistema está em pausa.
Logística eficiente
O recurso proporciona o bom funcionamento dos processos operacionais relacionados à armazenagem, controle e movimentação de estoque, com maior eficiência e agilidade. Isso acontece desde o recebimento dos pedidos até a saída do produto, o que facilita o monitoramento e a consulta do estoque real.
Acompanhamento de performance
Os problemas que dificultam o desenvolvimento de um negócio podem ser vários: Atendimento;
Qualidade do produto ou serviço;
Preço;
Má gestão do caixa etc.
A automação oferece uma leitura precisa e imediata do cenário atual da empresa. Isso, por sua vez, proporciona avaliações e tomadas de decisões em tempo hábil.
Por menor que seja uma empresa, acompanhar a evolução do faturamento, mapear falhas e trabalhar para mudar o foco da estratégia são ações de sustentabilidade. Além disso, há mais um motivo para automatizar sua empresa: quando o proprietário precisa se ausentar, a tecnologia possibilita o acesso remoto a todas as informações necessárias ao controle administrativo.
Redução de atividades que não geram valor
Muitas vezes, as atividades burocráticas e administrativas envolvidas no processo comercial não são percebidas e, por isso, não agregam valor para o cliente final. Sendo assim, a empresa pode deixá-las a cargo de um sistema, com o objetivo de fortalecer o foco no que realmente importa para seu cliente.
Gerenciamento de vendas em tempo real
Compreender as necessidades do seu público-alvo é o primeiro passo para melhorar o resultado das vendas. Com a automação comercial, é possível avaliar o desempenho e a lucratividade do seu processo de vendas em tempo real. A partir dessa percepção, existem inúmeras possibilidades de fazer ações promocionais coerentes para alavancar o giro de produtos e melhorar o desempenho dos vendedores.
Melhora do relacionamento com clientes
Toda empresa tem necessidade de gerenciar o relacionamento com os clientes e a automação comercial permite uma infinidade de recursos nessa área. Por exemplo, é possível enviar mensagens automáticas (com o uso de e-mail marketing) para um público específico, em datas programadas.
Identificar e recompensar os consumidores que mais contribuem para o faturamento da empresa com ações voltadas para a fidelização dessas pessoas, também é uma prática que pode ser trabalhada.
Monitoramento de compromissos fiscais
Manter todos os processos da empresa automatizados contribui para a organização e apuração dos tributos obrigatórios perante o fisco. Diante disso, essa tecnologia proporciona mais segurança para o empreendedor que sabe a importância de se manter legalizado e ficar livre de multas.
A automação nas lojas virtuais
Toda organização que atua com vendas pela internet possui algum tipo de sistema de automação. Ou seja, quem trabalha com e-commerce tem o dever de saber a importância da automação comercial para o desenvolvimento do seu negócio.
Quando a venda é realizada em um site de compras, uma avaliação de crédito do cliente é feita automaticamente, assim como registro de faturamento, conferência e reserva do produto no estoque, emissão de nota fiscal etc.
Tudo isso, se fosse trabalhado de forma manual, levaria muito tempo para ser realizado. Com a ajuda da tecnologia, pode ser feito em poucos minutos, com chances mínimas de erros. No entanto, esses exemplos citados são operações básicas.
Imagine que o cliente de uma loja virtual pode ficar frustrado com a demora de um atendimento convencional. No site, o atendimento depende dele próprio, que navega, escolhe os produtos, consulta os itens no carrinho de compras e conclui com o pagamento.
O uso de um template simples, a qualidade e a disposição correta das imagens, a descrição detalhada dos produtos e todos os detalhes que facilitam a navegação do usuário influenciam positivamente no conceito da empresa.
Em um mundo cada dia mais virtual, outra questão relevante é a forma como as ações de marketing são mais precisas. Isso acontece porque ficou muito mais fácil conhecer as reais necessidades do consumidor e se relacionar melhor com ele, por meio de variados recursos como e-mail, blog post, vídeo, redes sociais e tantas outras ferramentas.
Como implantar um sistema de automação empresarial?
A complexidade da implementação de um sistema de automatização é proporcional ao tamanho da empresa. É importante considerar os objetivos e as necessidades estabelecidas pela organização e avaliar a responsabilidade da empresa fornecedora do serviço.
Confira as etapas do processo de automação empresarial:
1. Defina uma pessoa responsável pelo processo
É necessário escolher a pessoa dentro da organização — ou o consultor externo — que será responsável pelo processo, desde o início até o fim. Preferencialmente, deve ser alguém que domine todos os processos internos da empresa, como um sócio, diretor ou gerente-geral.
2. Descreva o processo por etapas
Faça uma descrição de cada etapa do processo operacional e leve em consideração o início, o meio e o fim de cada passo. Isso será fundamental para identificar os principais gargalos. Além disso, vai ajudar você a perceber a real necessidade da implantação da automação.
3. Faça um mapeamento das necessidades
Após mapear cada fase dos processos envolvidos, você será capaz de definir, com maior precisão, quais serão os principais objetivos desejados com a implantação da automação. Nem todos os processos podem — ou precisam — ser automatizados. Portanto, foque naquilo que realmente vai trazer benefícios, vantagens competitivas ou melhorias significativas ao processo comercial.
4. Defina os recursos de hardware e software
Escolha um programa capaz de atender às necessidades levantadas. Existem diversas opções, como consultores autônomos, programas via web, revendedores autorizados de grandes companhias, entre outras. O fornecedor escolhido deve ser capaz de oferecer o software e os equipamentos necessários. Na hora da definição do software, analise se ele consegue responder claramente ao conceito de automação comercial.
Consulte, também, as características e procedimentos de suporte técnico e garantias de serviços. Não considere apenas o preço como um fator decisivo para a escolha do parceiro ideal. Procure por referências ou cases de outras empresas e estude o seu histórico no mercado.
5. Promova treinamento para os operadores
Antes de iniciar a operação com o novo software, cerifique-se de que as pessoas envolvidas foram bem treinadas e estão preparadas para trabalhar conforme o novo procedimento. Não deixe para treinar os funcionários durante a execução da tarefa! Se possível, solicite ao fornecedor que capacite a sua equipe, para que ela possa manusear o novo sistema.
6. Faça a implantação e o acompanhamento
Não mude toda a operação de uma só vez: faça uma mudança gradativa, para evitar que um erro possa paralisar as atividades da empresa. Isso pode prejudicar as vendas e o cliente final. Uma boa solução é pedir que o seu fornecedor esteja presente nos primeiros dias de atividade para assegurar que tudo ocorra bem.
7. Atente-se à necessidade de manutenção e suporte
Fique atento às necessidades de atualização dos sistemas. Certifique-se de que os processos estejam seguindo o fluxo normal. Também é interessante verificar se as pessoas estão relatando erros ou dificuldades, para que o suporte técnico seja acionado em tempo hábil.
Quais os cuidados necessários para a implantação de um sistema de automação comercial?
É importante levar em consideração que o esforço para substituir um programa de automação empresarial por outro é muito maior que a energia gasta para a implantação de um novo.
Por isso, cuide para que tudo ocorra bem. Tão importante quanto conhecer a necessidade de modernizar os processos é ter ciência de quais erros não cometer.
O preço pode ser fator decisivo. Você deve cuidar do seu negócio como cuida de sua saúde, não acha? Não espere que uma solução extremamente barata ou gratuita ofereça o mesmo resultado que uma outra de maior valor, com maior abrangência de serviços. A plataforma ideal deve ser capaz de atender sua real necessidade, e não apenas ser a mais barata.
Prioridades trocadas também podem ser um problema. Na ânsia de ver a coisa funcionando logo, muitos empresários compram equipamentos antes de definir exatamente o que será feito. Isso resulta na necessidade de retrabalho e em custos desnecessários. Siga as etapas conforme o planejado. Antes de comprar qualquer coisa, escolha primeiro o software e, somente depois, adquira os equipamentos.
Não pense apenas no presente; ao tomar a decisão de automatizar seus processos, não foque apenas em sua realidade atual. Imagine o crescimento de sua empresa, para prever a necessidade de melhorias futuras no processo automatizado.
Em um mercado cada dia mais competitivo, não há espaço para amadores. Por isso, se você quer ter uma empresa de sucesso, é fundamental investir em tecnologias inteligentes, capazes de fazer a sua empresa oferecer um serviço de excelência e se destacar da concorrência.
Como você viu, a automação comercial é um recurso que controla todas as operações administrativas de maneira prática e eficiente, ajuda o gestor na tomada de decisões, contribui para melhorar o relacionamento com o cliente e aumenta a produtividade da equipe.